L'uso efficace della comunicazione può creare o distruggere la tua attività, in particolare se sei in una posizione che si occupa direttamente con i clienti. PacificTel consiglia di trattare le conversazioni telefoniche, sia che si tratti di chiamate personali o professionali, come se si trattasse di riunioni di persona per assicurarsi di lasciare ai clienti una buona impressione di te e della tua azienda.
Rendi il tuo saluto educato e indica il tuo nome. Se sei il destinatario della chiamata, prova a rispondere al telefono con "Ciao. Questa è Jane Doe, "invece di un semplice" Ciao ". Se hai avviato la chiamata, indica in anticipo lo scopo della chiamata.
Tieni il ricevitore o il microfono vicino alla bocca, parla con un tono di voce normale e pronuncia chiaramente le tue parole. Non dare per scontato che la persona all'altra estremità del telefono abbia una linea chiara come te. Fai tutto il possibile per assicurarti che ciò che dici sia facilmente comprensibile.
Scegli un ambiente silenzioso per la chiamata. Se i colleghi parlano a voce alta, ad esempio, scusati con il chiamante e chiedi ai tuoi colleghi di consentire alla tua privacy di condurre la chiamata o di cercare un altro luogo. Se stai parlando al cellulare, siediti e concentrati sulla chiamata. Se ti muovi, puoi creare suoni che possono attutire le tue parole. Se ci si trova in un ambiente ventoso, entrare per terminare la chiamata o riprogrammarla per un'altra volta. Il vento che soffia contro il microfono può rendere molto difficile sentire una chiamata.
Lasciare che la seconda e le successive chiamate vadano alla segreteria, se possibile. Conserva altre chiamate - se devi rispondere - breve. La Southern Illinois University consiglia di chiedere prima al chiamante se è possibile metterla in attesa per rispondere a un'altra chiamata, quindi controllare ogni 15-30 secondi o fino a quando non si è completata l'altra chiamata.
Fornisci messaggi chiari e concisi se devi lasciare un messaggio sulla casella vocale. Indica il tuo nome, lo scopo della chiamata e se richiamerai. Se si richiede una chiamata di ritorno, lasciare il proprio numero di telefono, incluso il prefisso teleselettivo, e ripetere il numero per assicurarsi che sia chiaro.
Suggerimenti
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Non esporre il chiamante ai tuoi rumori personali. Evita il chewing gum o mangiando mentre parli al telefono, e copri sempre il telefono e gira la testa se devi tossire o starnutire.
avvertimento
Il National Highway Traffic Safety Administration riferisce che quasi 1.000 persone sono morte e altre 24.000 sono rimaste ferite nel 2009 a causa di incidenti automobilistici che hanno coinvolto l'uso del cellulare. Spegnere il telefono durante la guida o utilizzare l'opzione mani libere e non inviare o leggere mai messaggi di testo durante la guida.
