I sistemi di classificazione e classificazione si dividono in tre tipi principali: alfabetico, numerico e alfanumerico. Ciascuno di questi tipi di sistemi di archiviazione presenta vantaggi e svantaggi, a seconda delle informazioni archiviate e classificate. Inoltre, è possibile separare ciascun tipo di sistema di archiviazione in sottogruppi. Un sistema di classificazione di classificazione efficace utilizza il tipo di sistema più logico, pratico e flessibile per le informazioni coinvolte.
Sistemi di archiviazione topici alfabetici
I sistemi topici alfabetici classificano le informazioni in base all'argomento, quindi archiviano le etichette dell'argomento in ordine alfabetico. Argomenti correlati non sono tenuti insieme in questo sistema. Di solito questo tipo di sistema è il migliore quando sono coinvolte piccole quantità di informazioni. Questo tipo di sistema di classificazione e classificazione è talvolta noto come un sistema "dizionario". Quando i nomi personali vengono archiviati, i cognomi vengono utilizzati come ordinamento principale, con i nomi utilizzati solo nel caso di cognomi identici.
Sistemi di archiviazione di enciclopedia alfabetica
In un sistema di classificazione e classificazione di "enciclopedia", le informazioni vengono prima suddivise per categoria generale e le sottocategorie vengono posizionate in ordine alfabetico. Questo tipo di sistema di archiviazione è particolarmente utile per gestire grandi quantità di informazioni perché gli utenti del sistema non devono tenere a mente il nome di un determinato file per trovarlo. Invece, possono iniziare cercando la categoria generale e cercare all'interno di esso per trovare il file specifico di cui hanno bisogno.
Sistemi di archiviazione geografica alfabetica
Un sottoinsieme del sistema di classificazione e archiviazione dell'enciclopedia è il sistema di archiviazione geografica alfabetica. In un sistema geografico, le principali categorie sono suddivise per località. È possibile utilizzare qualsiasi dimensione o tipo di posizione, dai paesi alle città agli uffici sul campo. Gli utenti di questo tipo di sistema iniziano scegliendo l'area geografica pertinente alla loro ricerca, quindi eseguono la ricerca alfabetica all'interno di quell'argomento per trovare le informazioni specifiche che cercano.
Sistemi di archiviazione numerica diritta
I sistemi di classificazione e di classificazione numerica semplici sono molto semplici da utilizzare, poiché generalmente iniziano dal numero uno e etichettano ciascun file con il numero successivo. Tuttavia, l'uso di questo tipo di sistema è limitato, poiché spesso richiede un indice per aiutare gli utenti a trovare i file che cercano e i file ad alta attività possono diventare congestionati attorno alla stessa area numerica.
Sistemi di archiviazione numerica duplex
Nei sistemi di archiviazione numerica duplex, ai file vengono assegnate etichette numeriche con diversi set di numeri coinvolti. Questo tipo di sistema di archiviazione può gestire grandi quantità di dati. Le diverse serie di numeri possono corrispondere alle principali categorie e sottocategorie, parallelamente al sistema di enciclopedia dell'archiviazione e classificazione. Uno svantaggio di un tale sistema è che è necessario un indice per capire a che cosa si riferisce ogni gruppo di numeri. Un tipo di sistema numerico duplex molto familiare è il sistema Dewey Decimal, che la maggior parte delle librerie utilizza per catalogare le proprie raccolte.
Sistemi di archiviazione cronologica
Un'altra sottocategoria di sistemi di archiviazione numerica sono sistemi cronologici, in cui i file sono ordinati per data. In genere i file vengono prima raggruppati per anno, poi per mese, poi per giorno. I file di corrispondenza, come gli elenchi di e-mail, sono in genere organizzati in questo modo, con i dati più recenti elencati per primi.
Sistemi di archiviazione alfanumerici
Nei sistemi di archiviazione alfanumerici, le informazioni sono classificate in base alla categoria in un sistema enciclopedico, ma utilizzando sia lettere che numeri per indicare le categorie. L'uso di lettere e numeri consente un campo molto più vasto di categorie rispetto all'utilizzo dei numeri da soli. Pertanto il sistema di archiviazione e classificazione della Biblioteca del Congresso, che è alfanumerico, consente una più ampia gamma di categorie rispetto al sistema Dewey Decimal, che è limitato a dieci categorie principali.
