Il ruolo centrale di un reparto acquisti è quello di procurarsi forniture o beni utilizzati nella gestione di un'impresa. Nello svolgimento di questo ruolo, i suoi obiettivi includono la costruzione e il mantenimento delle relazioni con i fornitori principali, ottenendo il massimo valore sui beni e coordinando tutte le attività di documentazione pertinenti in modo accurato ed efficiente.
Costruire e mantenere relazioni con i fornitori
Storicamente, l'acquisto si concentrava principalmente sulla richiesta di offerte con l'obiettivo di ottenere i costi più bassi possibili. Tuttavia, l'organizzazione Health Care dell'Università dello Utah annota nelle sue politiche di approvvigionamento che, al momento della pubblicazione, i processi di offerta competitiva vengono utilizzati solo se necessario. Invece, molte aziende si affidano ai reparti acquisti per identificare potenziali fornitori, interagire con loro e sviluppare relazioni di fiducia con i migliori fornitori. Questo approccio relazionale rafforza gli obiettivi condivisi del fornitore e dell'acquirente e consente una maggiore flessibilità o adattabilità quando ostacoli ostacolano il naturale flusso della logistica e della distribuzione.
Ottenere il miglior valore sui beni
Strettamente legato all'obiettivo di mantenere le relazioni con i fornitori è un obiettivo di ottenere il massimo valore sui beni. Il "miglior rapporto qualità-prezzo" comporta un equilibrio tra l'ottenimento di tariffe ragionevoli e prodotti di qualità. Un rivenditore, ad esempio, ha bisogno di buoni prezzi per realizzare profitti, ma ha anche bisogno di beni di alta qualità per attirare gli acquirenti. Perciò, il reparto acquisti deve confrontare i punti di prezzo di diversi fornitori con la qualità delle loro soluzioni. L'Università di Akron sottolinea nel suo procurement che il reparto acquisti centralizzato svolge questa responsabilità nella gestione degli acquisti in tutti i reparti organizzativi.
Documentazione pertinente di coordinamento
I processi di acquisto implicano intrinsecamente un sacco di scartoffie e documentazione. L'organizzazione Health Care dell'University of Utah osserva che un ruolo del reparto acquisti è quello di conservare i file dei contratti su tutte le relazioni di fornitori attive, ad esempio. Le attività di acquisto sono inoltre collegate alla contabilità in organizzazioni che utilizzano programmi software di risorse aziendali, che consentono di collegare direttamente attività di contabilità a ordini di acquisto esistenti e pagamenti dell'account. In alcuni casi, il processo è automatizzato. Perciò, la precisione nell'inserimento dell'ordine d'acquisto e nei dettagli della transazione è altrettanto importante per un reparto acquisti come lo è per il reparto contabilità.
