Il reparto acquisti nella maggior parte delle organizzazioni è fondamentale perché rappresenta una percentuale elevata della spesa totale per l'intera organizzazione e perché mantiene l'organizzazione fornita con i beni e i servizi di cui ha bisogno per operare. Il costo delle inefficienze e / o dei processi imperfetti può essere molto elevato poiché influenzerà l'intera organizzazione. Anche la funzione di acquisto può essere particolarmente vulnerabile alle frodi poiché comporta esborsi di denaro. Gli audit operativi del reparto acquisti possono aiutare a eliminare sprechi, inefficienze e frodi, aggiungendo valore ai profitti dell'organizzazione.
Adottare un approccio di valutazione del rischio alle funzioni del dipartimento acquisti invece di tentare di controllare tutte le funzioni su base annuale. Identificare le funzioni del reparto acquisti e valutare i rischi associati a ciascuna di esse. L'utilizzo di una valutazione del rischio è fondamentale perché colloca le limitate risorse di audit interno nelle aree in cui sono maggiormente necessarie.
Valutare la struttura di controllo interno del reparto acquisti. Utilizzare la struttura integrata COSO per la valutazione. Questo modello aiuterà a mettere i controlli in prospettiva e aiuterà a mettere in relazione controlli specifici con attività aziendali specifiche.
Eseguire test di quei controlli relativi alle attività aziendali ad alto rischio sotto controllo.Ottieni o prepara le mappe di processo dei controlli da testare ed esegui una procedura dettagliata di ciascuno di questi controlli per verificare come funzionano. Selezionare un campione di dati per le attività aziendali sottoposte a verifica e verificare la conformità con i relativi controlli.
Analizzare i risultati del test di controllo per identificare eventuali punti deboli o problemi di controllo. La direzione dovrebbe essere informata di questo tipo di situazioni in modo da poter adottare misure correttive il prima possibile.
Eseguire test di convalida sui dati dettagliati per le attività commerciali sottoposte a verifica. Questi test dovrebbero includere procedure analitiche e testare la documentazione sorgente. Poiché i dipartimenti di acquisto che avviano frodi di erogazione di contante sono una grande preoccupazione, i revisori devono cercare indicatori di frode e / o anomalie nei dati come parte delle procedure analitiche.
Condurre una conferenza di uscita con i responsabili del reparto acquisti. Fornire un elenco di risultati e problemi che devono essere risolti e consigli su come risolverli. Se viene rilevata una frode, deve essere segnalata al management superiore al di fuori del reparto acquisti. Fornire ai responsabili dei reparti acquisti l'opportunità di presentare ulteriori informazioni e / o prove che potrebbero modificare i risultati dell'audit e fornire un piano di azioni correttive per risolvere i rimanenti problemi e accertamenti dell'audit.
Scrivi la relazione di revisione al livello appropriato di gestione e / o al consiglio di amministrazione. Includere il piano di azioni correttive dai responsabili del reparto acquisti nel report.
