Piani di comunicazione efficaci aggiungono valore alle organizzazioni e spesso fanno la differenza tra successo e fallimento dei programmi. Ma qual è un piano di comunicazione efficace? La comunicazione è definita come "un processo attraverso il quale le informazioni vengono scambiate tra individui attraverso un sistema comune di simboli, segni o comportamenti". Un'efficace pianificazione della comunicazione aiuta a superare gli ostacoli creando un linguaggio comune e inquadrando il messaggio. Questi piani aiutano a organizzare una gerarchia di messaggi chiave e a individuare specifiche del pubblico in termini di tempi e consegna.
Pianificare per comunicare in modo efficace
Piani di comunicazione efficaci preparano il terreno per la gestione del messaggio, il raggiungimento dei risultati e la misurazione del successo. I piani identificano le basi di chi, cosa, dove, perché e come per qualsiasi progetto di comunicazione, programma o azienda. La creazione di un piano ti costringe a pensare ai tuoi obiettivi e ad anticipare le reazioni, comprese le barriere, prima di renderle pubbliche. Un piano di comunicazione concentra anche i tuoi sforzi fornendo contesto, stabilendo priorità e sviluppando l'allineamento. Ti consente di sviluppare un messaggio coerente che crea slancio ed è adattato ai media utilizzati.
Costruire il piano
Mentre i piani di comunicazione variano in dimensioni, a seconda del loro scopo e scopo, alcuni componenti chiave includono: Analizzare la situazione. Qual è il problema o l'opportunità che esiste? Come cambia l'industria o l'azienda? Stai lanciando qualcosa di nuovo? Avete dati di ricerca o sondaggio? Si tratta di una situazione di emergenza o di crisi? I fattori economici o politici sono rilevanti? Qual è la storia? Identificare il pubblico primario e secondario. Qual è la dimensione del tuo pubblico? Qual è la loro conoscenza della situazione? Come saranno effettuati? Sono ricettivi? Razionalizza il messaggio. Perché hanno bisogno di questo messaggio? Stai influenzando il tuo pubblico? Chiedendo loro di agire? Lo resisteranno? Ci sono strati nel messaggio? Determina la distribuzione. Come raggiungerai il tuo pubblico? I gruppi possono aiutarti a comunicare questo messaggio? Quali supporti si adattano al tuo messaggio? Quanto velocemente deve uscire? Qual è la preferenza del tuo pubblico? Obiettivi prefissati. Cosa stai cercando di ottenere? Come farai a sapere se lo raggiungi? È misurabile? Quanto dovrebbe durare? Qual è il tuo badget? Misura i risultati. Hai raggiunto i tuoi obiettivi? Sono necessari i prossimi passi? Hai bisogno di misurare per un periodo di tempo?
Tipi di piani di comunicazione
A seconda della tua attività, i piani di comunicazione di solito si trovano a vari livelli dell'organizzazione. Dal punto di vista aziendale, il piano si concentra sulla visione, la missione e le strategie del business. Potrebbe anche includere il marchio dell'organizzazione generale. A livello di prodotto, i piani di comunicazione possono aiutare a lanciare un prodotto, estendere una linea di prodotti, costruire un marchio o aumentare la quota di mercato. Il gruppo di pubbliche relazioni cerca ciò che è degno di essere informato e come utilizzare i media per raggiungere più mercati. Può anche includere comunicazioni di crisi e relazioni con la comunità. Nelle risorse umane, l'attenzione si concentra sulla comunicazione dei dipendenti. Come possiamo trasmettere informazioni ai nostri dipendenti su strategie, programmi, modifiche e formazione? Per le relazioni con gli investitori, l'obiettivo è acquisire interesse finanziario nell'azienda, creare reputazione in quella comunità e aumentare i rating.
Ottenere la parola
Con la crescita dei media, i comunicatori hanno molte scelte, ma conoscere il pubblico è fondamentale. Chiedi ai tuoi mercati cosa usano frequentemente. Determina ciò che il tuo messaggio richiede. È urgente? Hai bisogno di feedback? Stai costruendo una comunità? Ognuno di questi porterebbe ad un diverso sistema di distribuzione. In molti casi, è necessario più di un veicolo di comunicazione per garantire che il messaggio raggiunga il vostro mercato. I canali di distribuzione comuni includono: Email Meetings Social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Siti Web / blog Newsletter / nuovi giornali Presentazioni Comunicati stampa Lettere Pubblicazioni Manuali Dispense Televisione Radio Video Webinar / webcast Allenamenti
Road Blocks a piani di comunicazione efficaci
Un fattore chiave nella comunicazione inefficace è la differenza nel modo in cui parliamo, leggiamo e pensiamo. Parliamo a circa 100 parole al minuto, leggiamo a circa 200 parole al minuto, ma i nostri pensieri funzionano a più di 500 parole al minuto. Ciò significa che possiamo facilmente distrarci. Aggiungete a ciò la nostra crescente lista di e-mail in arrivo, il crescente numero di fonti di media tradizionali e online e le nostre riunioni apparentemente senza fine. Un piano efficace deve affrontare questi problemi raccogliendo le conoscenze dei gruppi di interesse specifici, ottenendo feedback e applicando questi dati allo sviluppo di messaggi efficaci. Spesso significa consegnare quel messaggio in molti formati nel tempo.
