Come imprenditore, è tua responsabilità tenere traccia delle tue finanze e pagare le tasse in tempo. A seconda delle tue preferenze, puoi gestire la tua contabilità, assumere un professionista o designare qualcuno nella tua organizzazione per gestire questo lavoro. Indipendentemente dall'opzione scelta, prenditi il tempo per familiarizzare con i vari sistemi di contabilità disponibili. Assicurati di avere una chiara comprensione delle differenze tra sistemi a ingresso singolo e sistemi a doppia entrata oltre a programmi software di contabilità manuali e computerizzati.
Cos'è un sistema contabile?
Esistono diversi tipi di sistemi contabili e ognuno ha caratteristiche distintive. Tuttavia, hanno tutti uno scopo comune: gestire le attività finanziarie di un'azienda, come le entrate, le spese e le passività. In questa era digitale, la maggior parte dei commercialisti utilizza sistemi sofisticati con promemoria dei pagamenti in ritardo, funzionalità di reporting avanzate, backup automatici dei dati, servizi basati su cloud e altro ancora.
Senza un sistema di contabilità in vigore, è difficile trovare i tuoi libri pronti per i rapporti mensili e annuali, tenere traccia delle tue spese quotidiane e valutare le prestazioni finanziarie della tua azienda. I calcoli manuali sono obsoleti e soggetti a errori umani. I sistemi di contabilità computerizzata, d'altra parte, sono accurati e rendono tutto molto più semplice. Tu o il tuo team risparmierete tempo e denaro evitando costosi errori.
Questi programmi possono gestire tutti i tipi di informazioni contabili e generare report dettagliati. Puoi utilizzarli per calcolare gli stipendi pagati e pagabili ai dipendenti, registrare le transazioni, controllare gli indici di rotazione del credito e elaborare i dati relativi a vendite, buste paga, inventario e altri aspetti chiave della tua attività. Alcuni sistemi contabili sono progettati per piccole imprese e liberi professionisti, mentre altri si rivolgono a grandi imprese, agenzie governative o industrie specifiche.
Tipi di software di contabilità
La scelta di un sistema di contabilità dipende dal budget, dalle preferenze e dalla dimensione aziendale. I quattro principali tipi di sistemi software finanziari includono:
- Sistemi a ingresso singolo
- Sistemi a doppia entrata
- Sistemi di contabilità manuale
- Sistemi di contabilità computerizzati
Questi possono essere ulteriormente suddivisi in diverse altre categorie, come software di contabilità cloud, software di contabilità personalizzato, software di pianificazione delle risorse aziendali, software commerciale off-the-shelf e altro ancora. Gli ultimi programmi dispongono di funzionalità di automazione delle vendite e del marketing, pianificazione illimitata della fattura, moduli di gestione stipendi e altre funzionalità all'avanguardia. La loro applicazione nella contabilità va oltre il monitoraggio delle operazioni finanziarie quotidiane.
I sistemi a ingresso singolo sono l'opzione più semplice. Come suggerisce il nome, registrano ogni transazione con una singola voce nel diario contabile. Questo metodo è facile da usare e non richiede formazione in contabilità. Fa appello alle piccole aziende con un basso volume di attività. Lo svantaggio è che è soggetto a errori e non tiene traccia dei crediti, dei debiti, delle passività e altro.
La maggior parte dei tipi di sistemi software finanziari al giorno d'oggi, compresi quelli progettati per le piccole imprese, utilizzano la contabilità a partita doppia. Ciò significa che ogni transazione coinvolgerà almeno due account, il che consente una segnalazione più accurata e un rilevamento tempestivo degli errori.
Sistemi di contabilità manuali o computerizzati
Entrambi i tipi di sistemi contabili sono basati sugli stessi principi. La contabilità manuale, tuttavia, richiede molto tempo e richiede più lavoro di ufficio. Coloro che lo usano devono preparare i rendiconti finanziari, calcolare i saldi di prova, registrare le transazioni nei registri fisici e così via. Poiché tutto viene eseguito manualmente, c'è un rischio più elevato di errore umano.
I sistemi computerizzati, d'altra parte, registrano le transazioni finanziarie elettronicamente e possono semplificare le operazioni. Gli utenti possono scegliere di visualizzare i dati in diversi formati, archiviarli nel cloud e accedervi ovunque. Gli esempi includono FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero e ActivityHD.
A seconda della tua nicchia, puoi anche optare per sistemi di contabilità specifici del settore, come Sage 300 Construction e Real Estate, Abila MIP Fund Accounting o Sage Fixed Assets. Molti programmi sono appositamente progettati per strutture sanitarie, aziende manifatturiere, organizzazioni non profit e altri tipi di organizzazioni.
