La legge federale sul lavoro impone ai datori di lavoro di tenere registri accurati delle ore di lavoro di un dipendente. Il fatto che i dipendenti tengano traccia delle loro ore con un time card, sia usando un orologio o un documento scritto a mano, richiede al datore di lavoro di attenersi a determinate regole delineate dal Fair Labor Standards Act (FLSA).
Tenuta dei registri
Le informazioni che sono registrate su una carta del tempo dipendente sono viste come un documento ufficiale. Le informazioni esatte che dovrebbero essere tenute in archivio non sono rigorosamente enunciate, tuttavia, il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti suggerisce di includere la data completa delle giornate lavorate con il tempo e il time out chiaramente elencati, insieme al totale delle ore lavorate per ogni giorno. I calendari per ciascun dipendente devono essere conservati in archivio per almeno due anni. Il Dipartimento del lavoro richiede ai datori di lavoro di tenere gli archivi disponibili per un'ispezione. Conservare i registri in un luogo facilmente accessibile perché potrebbe essere richiesto di fornire ulteriori informazioni in base ai dati elencati su ciascuna scheda di tempo. Conserva i documenti di un dipendente per due anni anche se quella persona non è più assunta da te.
Col tempo
Una registrazione accurata delle ore lavorate utilizzando una scheda di tempo è essenziale per determinare se i dipendenti sono dovuti al pagamento dello straordinario. I lavoratori hanno il diritto di pagare in più per ogni ora riportata su una carta del tempo superiore a 40 in una data settimana lavorativa. La FLSA descrive una settimana lavorativa come sette giorni consecutivi di 24 ore, che possono iniziare in qualsiasi giorno della settimana scelto, o in un totale di 168 ore continue. Un dipendente deve essere pagato, almeno, un tasso di 1 1/2 volte qualunque sia la normale tariffa oraria per ogni ora di lavoro straordinario. Alcuni lavoratori sono esenti dalle regole sugli straordinari, come certi tipi di venditori, impiegati esecutivi e professionali, lavoratori agricoli e altri. Vedere il collegamento fornito nella sezione delle risorse di seguito per ulteriori informazioni sulle esenzioni dei dipendenti.
Politica scritta
Sviluppa gli standard che ti aspetti che i tuoi dipendenti rispettino quando si tratta di registrare le ore di lavoro, come i tempi esatti di inizio e di uscita, il numero di ore che devono lavorare ogni giorno e quanto tempo è dedicato alle pause. Assicurati che ogni lavoratore sappia che è stato proibito registrare ore di lavoro errate o punzonare di proposito la carta del tempo di un collega. Spiegare quali azioni disciplinari si intraprenderanno se queste procedure non verranno seguite, fino al possibile termine incluso. Nel caso in cui un dipendente ti contesti legalmente per il periodo di tempo per il quale sono stati pagati, avere delle linee guida che spieghino la tua procedura per documentare il tempo lavorato contribuirà notevolmente al tuo argomento.
