A volte può essere difficile imporre l'ordine e la disciplina in una riunione dell'associazione condominiale. Soprattutto se si discutono alcune spese importanti o cambiamenti di regole, è possibile che si debbano affrontare molti punti di vista diversi e non c'è un vero consenso sulla via da seguire. È importante aderire alla corretta procedura di riunione in modo che tutti possano essere ascoltati e le decisioni possano essere prese in modo efficace. Dovresti anche leggere le regole del tuo stato in merito alle associazioni di condomini e assicurarti di aderire alla procedura legale in merito allo svolgimento delle riunioni.
Sollecitare gli argomenti dell'agenda per la discussione da parte di tutti i membri del consiglio di amministrazione, al fine di garantire che tutte le questioni in sospeso vengano affrontate.
Scrivi e fai circolare un ordine del giorno molto prima della riunione, insieme ai verbali della riunione precedente. Può essere più efficace se si dispone dell'indirizzo email di ogni proprietario per garantire una distribuzione efficiente. L'ordine del giorno dovrebbe chiarire l'ora e il luogo dell'incontro e esattamente ciò che verrà discusso. Dovrebbe contenere le mozioni esplicitamente dichiarate sugli affari sostanziali.
Assicurati di avere una segretaria per prendere i minuti giusti durante la riunione. In questo modo, le azioni approvate durante la riunione verranno registrate correttamente e potranno essere eseguite.
Concedi un breve periodo all'inizio della riunione per socializzare e prendi il caffè o altri rinfreschi a portata di mano. Ciò consente ai proprietari di socializzare e creare un'atmosfera più collaborativa e amichevole.
Portare la riunione per ordinare con una dichiarazione che l'attività formale inizierà ora. Assicurarsi di avere l'attenzione di tutti prima di procedere al business a portata di mano.
Approvare il verbale della riunione precedente, così com'è o con eventuali emendamenti accettati dai membri.
Presenta i rapporti degli agenti necessari, per informare i proprietari di eventuali azioni intraprese per loro dall'ultima riunione.
Passa al primo elemento commerciale. Dichiarare la mozione e chiedere una discussione. I membri dovrebbero essere riconosciuti dalla sedia prima di parlare. Questo sistema garantisce che la discussione non degeneri in un free-for-all improduttivo, che può accadere se le emozioni sono in corso su un particolare problema di condominio.
Sposta la mozione, o come prima dichiarato o come modificato dalla discussione, e poi vota.
Garantire al segretario della riunione note precise la formulazione della mozione e il risultato del voto prima di andare avanti. Questa mozione guiderà quindi le azioni successive dell'associazione su quel particolare problema.
Lavora in questo modo attraverso ciascuna voce di business.
