Piccole imprese e liberi professionisti con buone vendite possono essere redditizie su carta, ma lottano per pagare le bollette a causa del flusso di cassa insufficiente. L'invio di fatture tempestive e di facile comprensione per i prodotti che vendi o servizi resi può aiutarti a evitare carenze di denaro. Utilizzando le informazioni standard trovate nella maggior parte delle fatture, è possibile creare il proprio sistema che consente di raccogliere i crediti prima piuttosto che dopo.
Elencare le informazioni per la fattura
Decidi cosa vuoi mettere sulla fattura. Le informazioni sulla fattura comune includono quanto segue:
- Nome e indirizzo della tua attività
- Data della transazione
- Descrizione della transazione
- Prezzo unitario del prodotto venduto
- Numero di unità vendute
- Prezzo totale dell'ordine
- Imposta sulle vendite
- Nome e indirizzo del cliente
- Numero dell'ordine d'acquisto (se usato dal cliente)
- Contatto con il cliente
- Termini di pagamento
- Offerta scontata
- Opzioni di pagamento
Descrizione degli articoli
La descrizione della transazione descrive ciò che il cliente ha ordinato in forma di frase o frase. Il prezzo unitario è il prezzo per articolo che vendi. I termini di pagamento descrivono quando il denaro è dovuto a te, così come eventuali penali per il pagamento in ritardo. Le opzioni di pagamento comprendono le istruzioni su come il cliente può pagarle, ad esempio l'assegno intestato al nome della società, un indirizzo email PayPal o la notifica che accetti i pagamenti con carta di credito per telefono. Se si desidera il pagamento completo entro un numero di giorni specificato, ad esempio 30 giorni, includere la frase "30 giorni netti". Se si desidera offrire uno sconto per i primi tempi, includere qualcosa come "Sconto del 3% per il pagamento entro 10 attività commerciali giorni di questa fattura."
Genera un numero di fattura
Quando chiami persone che ti devono dei soldi, in particolare i clienti più grandi e quelli che ripetono affari con te, spesso ti chiedono il numero della fattura che stai chiamando. Se ricevi una chiamata relativa a una fattura da un cliente, potresti essere in grado di trovare il documento più rapidamente se hai le fatture numerate.
Il modo più semplice per creare un sistema di numerazione per le fatture potrebbe essere quello di iniziare ogni numero di fattura con la data e quindi includere un numero corrispondente al numero di fatture che stai scrivendo quel giorno. Ad esempio, se scriverete una sola fattura il 25 aprile 2015, il vostro numero di fattura sarà 42520151. Se scrivete una seconda fattura in quel giorno, il numero di fattura sarà 42520152. Questo sistema vi aiuta a prevenire l'uso accidentale dello stesso numero su due fatture diverse. È possibile utilizzare una lettera anziché un numero per seguire la data e / o utilizzare un trattino per separare la data dal numero o dalla lettera finale. Ad esempio, è possibile utilizzare 4252015-1 o 4252015-A per la prima fattura che scrivi il 25 aprile 2015.
Crea la fattura
Una volta che sai quali informazioni vuoi includere nella tua fattura e hai un numero di fattura, crea il tuo documento. Metti il nome della tua azienda e le informazioni di contatto in alto, seguito dalle informazioni sul cliente. Potrebbe essere più semplice elencare le informazioni usando i titoli, seguiti da due punti, poi le informazioni. Ad esempio, un ristoratore potrebbe impostare una fattura per i dolci con queste informazioni:
Fattura n. 4252015-1 Articolo ordinato: Cupcakes Prezzo unitario: $ 2,50 Totale unità: 144 Prezzo totale: $ 360 Imposta (al 7%): $ 25,20 Totale dovuto: $ 385,20
