Scrivere per un pubblico d'affari non è come scrivere una lettera ad un amico. Lo scopo della lettera è diverso - generalmente, trasmetterai informazioni specifiche o chiederai a qualcuno di eseguire un'azione specifica - e ci sono alcune aspettative riguardo la formattazione e lo stile. Spesso, una lettera commerciale sarà la prima impressione che fai su qualcuno, quindi è importante farlo bene.
Che cos'è una lettera commerciale?
Una lettera commerciale è una lettera che un'organizzazione invia a un'altra organizzazione, o una corrispondenza tra un'organizzazione e i suoi clienti, fornitori e altre parti. Una lettera che scrivi come parte del tuo lavoro si qualificherà come una lettera commerciale, ma qualsiasi lettera che invii a un'azienda, un'organizzazione, un gruppo o un individuo in un contesto professionale rientrerà anch'essa in questa categoria. Il test principale è uno di contenuto: il destinatario sarà interessato a ciò che scrivi nella misura in cui influisce sulla sua vita lavorativa? In tal caso, la tua lettera si qualificherà come lettera commerciale.
Perché dovresti scrivere una lettera commerciale
Le aziende scrivono a clienti, clienti, fornitori e parti interessate per trasmettere informazioni importanti. Ad esempio, potrebbero ordinare merci da un produttore, aggiornare un cliente sullo stato del loro ordine, descrivere modifiche significative ai termini e alle condizioni della società, identificare un problema che è sorto o trasmettere buona volontà. Molte lettere commerciali includeranno un invito all'azione, ovvero la lettera richiederà specifiche informazioni o una risposta dal destinatario.
Gli individui scelgono il formato lettera commerciale quando è necessario scrivere in modo chiaro e professionale. Gli esempi includono una domanda di lavoro, riprendere la lettera di accompagnamento, la lettera di reclamo, la lettera di dimissioni, la lettera di referenza, accettare o rifiutare un impegno formale o richiedere informazioni a un'azienda. Ciò che queste lettere hanno in comune è l'aspettativa di essere concisi e specifici, piuttosto che creativi o evocativi nel tuo stile di scrittura.
Formati per una lettera commerciale
Le aziende negli Stati Uniti utilizzano uno dei quattro formati di lettere comuni, elencati di seguito. Di questi, lo stile del blocco è il più popolare.
Formato lettera bloccata: Con uno stile di lettera di blocco, tutto il testo è a filo con il margine sinistro. Si strutturerà la lettera in modo tale che il testo della linea sia interlinea singola e i paragrafi siano a doppia spaziatura. I margini hanno tipicamente un settaggio standard di un pollice, anche se alcune aziende variano questo per adattarsi al loro stile di casa.
Formato lettera semi-blocco: Semi-block è identico al formato del blocco, tranne che la prima riga di ogni paragrafo è rientrata.
Formato lettera blocco alternativo: Questo formato segue da vicino il formato del blocco, salvo che la data, la chiusura gratuita ("sinceramente") e il nome, il titolo e la firma dello scrittore appaiono sul lato destro della pagina. A meno che non utilizzi la carta intestata, l'indirizzo di restituzione dello scrittore apparirà anche a destra.
Formato lettera semplificato: Un'altra variazione sul formato del blocco, lo stile semplificato omette il saluto di apertura ("Dear Mr. Smith:"). Scegli questo formato quando non hai il nome del destinatario.
Come indirizzare i destinatari in una lettera commerciale
Affrontare una lettera commerciale a un singolo destinatario è relativamente semplice. Basta scrivere il nome e l'indirizzo del destinatario sul blocco dell'indirizzo interno sul lato sinistro della pagina. Apri la tua lettera con il saluto: "Gentile Sig. / Sig.ra / cognome:" o "Gentile Signore / a:" Nota i due punti alla fine del saluto - solo una lettera personale usa una virgola qui; una lettera commerciale usa sempre i due punti.
È accettabile scrivere il nome di battesimo della persona se si è in termini di nome con il destinatario, ad esempio, ci si è incontrati più volte e si conosce bene la persona. In questo caso, il tuo saluto reciterebbe: "Caro Giuseppe:" Non cercare immediatamente un nome, tuttavia; è considerato maleducato.
Per indirizzare più destinatari nella stessa lettera, scegli una delle seguenti opzioni:
Dove i destinatari lavorano nella stessa posizione: Scrivi il titolo, il nome e (facoltativamente) il titolo di lavoro di ciascun destinatario seguito dall'indirizzo singolo dell'azienda nel blocco dell'indirizzo interno. Per il saluto, elencare il nome di ciascun destinatario nello stesso ordine in cui appaiono nell'indirizzo.
Esempio:
Sig.ra Sophia Proctor, CEO Mr. Martyn Byrne, direttore delle vendite Dr. Regan Coulson, direttore marketing ABC limitato Via della città Townsville, Kentucky 395494
Gentile Sig.ra Proctor, Sig. Byrne e Dott. Coulson:
Dove i destinatari lavorano a indirizzi diversi: Ogni destinatario deve ricevere la propria lettera, quindi è necessario preparare più copie della stessa comunicazione. Utilizzare l'annotazione copia carbone dopo la chiusura - "cc:" - per elencare i nomi degli altri destinatari. L'annotazione consente a ciascun destinatario di sapere chi sono gli altri destinatari.
Esempio:
Sig.ra Sophia Proctor, CEO ABC limitato Via della città Townsville, Kentucky 395494 Cara signora Proctor: Corpo di lettera Cordiali saluti, Jane Doe Cc: Mr. Martyn Byrne, direttore delle vendite, Dr. Regan Coulson, direttore marketing
Quando ci sono molti destinatari: Quando scrivi a molti destinatari, come i membri di un consiglio di amministrazione, è opportuno scrivere una lettera e indirizzarla al gruppo nel suo insieme. Il saluto dovrebbe anche fare riferimento al corpo di persone, ad esempio, "Gentile ufficio commerciale" o "Gentile team di collegamento comunitario". Utilizzare un blocco di distribuzione alla fine della lettera per elencare i singoli membri del gruppo che dovrebbero leggere la lettera.
Esempio:
Il Consiglio di Amministrazione ABC limitato Via della città Townsville, Kentucky 395494 Cari membri del Consiglio: Corpo di lettera Cordiali saluti, Jane Doe Distribuzione: Sig.ra Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Signora Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
Le diverse parti di una lettera commerciale
Indipendentemente dal formato del blocco o da un altro stile, la lettera commerciale deve contenere le seguenti sezioni:
Carta intestata o indirizzo di ritorno: Le aziende utilizzano solitamente carta stampata che include un logo o una carta intestata appositamente progettati nella parte superiore del foglio. La carta intestata reca l'indirizzo e i dettagli di contatto dell'organizzazione. Se non stai usando la carta intestata, scrivi il tuo nome e indirizzo nell'angolo in alto a sinistra della lettera. È accettabile, ma non obbligatorio, includere il numero di telefono e l'indirizzo e-mail se ciò sarebbe utile per il destinatario.
Data: Scrivi la data nel formato di un mese di un anno immediatamente sotto l'indirizzo di ritorno. Poiché altri paesi utilizzano il formato giorno-mese-anno, evitare confusione trascrivendo la data in parola piuttosto che in forma numerica - "28 giugno 2018."
Nell'indirizzo: Scrivi il nome del destinatario, il nome della società, l'indirizzo e il codice postale. Includere un titolo di lavoro, se appropriato. Allineare sempre l'indirizzo interno al margine sinistro quando si utilizza la carta intestata aziendale standard. Ciò significa che l'indirizzo apparirà nella finestra della busta quando è piegato in tre sezioni.
Saluto: Ricorda di usare i due punti dopo il saluto come descritto sopra.
Linea tematica: L'aggiunta di una riga dell'oggetto facoltativa consente al destinatario di comprendere rapidamente la lettera. Ecco un esempio:
Caro signor Phillips:
Richiesta per Job Application Pack
Corpo: Qui è dove la gomma incontra la strada. Inizia con una breve affermazione che descrive il motivo per cui stai scrivendo seguito da una serie di paragrafi che descrivono il problema in questione. Mantieni la lettera concisa. Per la maggior parte delle lettere commerciali, i paragrafi da due a cinque sono l'ideale.
Chiusura gratuita: Hai diverse opzioni per arrotondare una lettera commerciale. Ecco alcuni esempi:
- Cordialmente,
- Cordiali saluti,
- Sinceramente tuo,
- Distinti saluti,
- Cordialmente,
- Auguri,
Firma: Stampa il tuo nome e il titolo di lavoro, lasciando uno spazio tra il tuo nome digitato e la chiusura gratuita. Firmerai il tuo nome in questo spazio.
Custodie e copie carbone: Includi cc: se invii copie della lettera a qualcun altro. Se qualsiasi documento è allegato alla lettera, scrivi "Enclosure" o "Encl." sotto il blocco della firma.
Come scrivere il corpo di una lettera commerciale
Qualunque sia lo scopo della tua lettera commerciale, è essenziale mantenere il corpo della lettera chiaro e conciso. Comprendi che il tuo destinatario è occupato e probabilmente lo sfoglia. Struttura la tua lettera in paragrafi logici - un'idea per paragrafo - in modo che il destinatario possa raggiungere rapidamente la linea di fondo.
Conciso, tuttavia, significa schietto; devi sforzarti per un tono diplomatico e professionale. Considera i due esempi:
Dopo un'attenta considerazione, ho deciso di accettare una posizione in un'altra azienda. Vado a lavorare in Company ABC.
La seconda versione è concisa, ma è troppo diretta e inutilmente dura nel tono. Potrebbe offendere il lettore. Il primo esempio, sebbene meno succinto, è più rispettoso.
Una volta che hai fatto i tuoi punti nel corpo della lettera, finisci con un invito all'azione, una breve dichiarazione che descrive ciò che vorresti accadesse ora. Ricorda, il tuo lettore è occupato. Non lasciare le sue ipotesi su ciò che dovrebbe fare dopo. Ecco alcuni esempi:
Se accetti questa proposta, rispondi gentilmente entro il 31 maggio. Se desideri informazioni di contatto per le persone che hanno utilizzato con successo i servizi di XYZ, inviami un'email a [email protected].
Opzioni per voce e lingua
Il linguaggio delle lettere d'affari varia da uno stile rilassato e colloquiale allo stile iper-formale e tecnico trovato nella corrispondenza legale. Le lettere d'affari più efficaci raggiungono un equilibrio tra questi due estremi. Anche se le lettere d'affari sono diventate meno formali nel tempo, scrivere troppo casuale può sembrare poco professionale e insincero. D'altra parte, la scrittura eccessivamente formale può allontanare i lettori che potrebbero non comprendere la lingua, la terminologia e il fraseggio specifici del settore. Come per tutti gli scritti, devi abbinare il tono al pubblico. Questo ti dà molta libertà riguardo allo stile che scegli.
A meno che non lavori in un settore particolarmente formale come il settore bancario, dovresti sforzarti di usare le parole di tutti i giorni invece del loro equivalente formale - "start" anziché "begin", "end" invece di "terminate" e "try" invece di "tentativo." Mantenerlo semplice può sembrare contraddittorio poiché molte persone associano il vocabolario professionale a parole più lunghe e complesse. La chiarezza è la chiave, tuttavia. È molto più importante che il tuo destinatario capisca la tua lettera con il minimo sforzo da parte sua che per mostrare il tuo impressionante vocabolario.
Evita contrazioni come "I'm", "can not" e "did not" a meno che non siano una caratteristica specifica dello stile di casa della tua azienda. Alcune aziende preferiscono usare una voce più informale quando scrivono ai consumatori per aprire la conversazione; altri invece avrebbero un tono formale. La coerenza è la chiave. Se preferisci uno stile di scrittura rispetto a un altro, assicurati di comunicare le tue scelte di stile in tutta l'organizzazione e assicurati che tutti seguano la stessa guida di stile.
Esempio di una lettera commerciale
Mettendo tutto insieme, ecco un esempio di una breve lettera commerciale in formato di blocco:
Mr. Kurt O'Ryan ABC limitato Via della città Townsville, Kentucky 395494 11 gennaio 2018 Caro signor O'Ryan: Vi scrivo per ringraziarvi ancora una volta per il vostro sostegno attivo nel nostro programma di sensibilizzazione della comunità "Grow Wild" di Townsville. Il tuo feedback, le tue critiche costruttive e la tua preziosa esperienza hanno contribuito in modo significativo alla riuscita implementazione di questo progetto. Abbiamo ora ricevuto un finanziamento completo per il nostro progetto di follow-up, che è provvisoriamente intitolato "La natura a portata di mano". Saremo lieti se tu possa accettare di continuare la tua collaborazione in questo progetto. Certamente potremmo usare la tua conoscenza e competenza. Allego un breve opuscolo che descrive la proposta per il vostro esame. Mi piacerebbe incontrarti con te per discutere i nostri prossimi passi e chiameremo il tuo ufficio la prossima settimana per fissare un appuntamento. Grazie in anticipo per la vostra considerazione. Sinceramente tuo, Jane Doe All:
