Stagionalità, aspettative del servizio 24 ore su 24 e la capacità di adattarsi a un ambiente in continua evoluzione rendono i flussi di lavoro organizzati fondamentali per le operazioni alberghiere efficienti. Sebbene le attività lavorative a volte fluiscano in una sequenza fluida, durante le ore di punta queste stesse attività potrebbero sovrapporsi. Ciò rende un sistema di comunicazione efficiente una parte importante delle regole, delle rotte e dei ruoli che entrano in un flusso di lavoro di hotel organizzato.
Pianificare il flusso di lavoro
Creare un diagramma del flusso di lavoro verticale che identifica ciascun dipartimento o area e descrive la sequenza di attività utilizzando caselle di testo, collegando frecce e numeri per identificare la direzione del flusso di lavoro. Per un piccolo hotel, questi potrebbero includere i clienti, la reception e il dipartimento di pulizia. Ad esempio, il diagramma potrebbe interrompere la prenotazione di una stanza in ciascuna delle sue fasi componenti: un ospite effettua una prenotazione, riceve una conferma e arriva alla reception, dove i dipendenti della reception elaborano il check-in. Quando l'ospite effettua il check-out, la reception elabora la cassa e avvisa la pulizia.
Analizzare le attività
In un ambiente di lavoro alberghiero, ci sono momenti in cui compiti e responsabilità devono sovrapporsi. Utilizzando il diagramma del flusso di lavoro come riferimento, analizzare le attività eseguite durante ciascun turno per anticipare meglio le esigenze di personale. Ad esempio, i dipendenti della reception del terzo turno potrebbero essere in grado di gestire le mansioni di pulizia leggera e altre attività amministrative come l'aggiornamento del database di prenotazione o la risposta alle e-mail. Ciò potrebbe eliminare la necessità di pianificare l'orario di una notte e liberare tempo per i dipendenti del primo e del secondo turno.
Programmazione dei dipendenti
Sia la pianificazione dei dipendenti che le scadenze delle attività devono essere flessibili. Ad esempio, se il tuo normale orario di check-in è mezzogiorno, le pulizie devono avere stanze pulite e pronte per quel momento. Tuttavia, sarà necessario regolare gli orari o assumere impiegati temporanei durante le ore di punta. Lo stesso vale per il personale di front-desk. Se normalmente si programmano due persone durante il giorno e una persona durante la notte, potrebbe essere necessario modificare i programmi di lavoro, a volte con un preavviso minimo, per fornire una copertura di sovrapposizione durante le ore di punta.
Pianificazione delle comunicazioni
Un buon piano di comunicazione è vitale per un flusso di lavoro organizzato in hotel. Riesaminare il diagramma del flusso di lavoro e identificare i punti di comunicazione critici. Gli esempi includono riunioni di cambio di turno, procedure di guardia, emergenze di pulizia e procedure per l'aggiornamento degli acquisti accidentali effettuati dagli ospiti durante il loro soggiorno. Ad esempio, i dipendenti delle pulizie devono informare la reception quando un ospite rimuove gli oggetti dal frigorifero della stanza. Includere procedure per comunicare le modifiche del flusso di lavoro per assicurarsi che nulla venga trascurato. Ciò potrebbe anche richiedere l'acquisto di apparecchiature aggiuntive quali radio a due vie o telefoni cellulari per i dipendenti in servizio.
