Sia che stiate ordinando merci, richiedendo una posizione, richiedendo fondi, esprimendo apprezzamento o lamentando, ogni volta che avete a che fare con un'organizzazione, dovete scrivere una lettera commerciale. Dovresti seguire le procedure stabilite e includere i componenti necessari in ogni lettera che scrivi. Inizia con un foglio di carta intestata contenente l'indirizzo della tua organizzazione. In alternativa, puoi creare la tua intestazione personale che include il tuo nome completo, indirizzo, codice postale, numero di telefono e indirizzo email.
Data
Lasciare almeno una riga vuota tra la carta intestata o l'intestazione e la data. Utilizza il formato data americano, ad esempio, il 23 maggio 2011, quando scrivi a organizzazioni negli Stati Uniti. Non usare pedici come il 2 °. Puoi lasciare giustificare la data o la scheda al punto centrale e digitare la data.
Nell'indirizzo
L'indirizzo interno o l'indirizzo del destinatario iniziano con un pollice (tre righe vuote) sotto la data. È sempre giustificato a sinistra. Controlla due volte l'ortografia del nome del destinatario e l'indirizzo postale. Includere un titolo personale, come Mr., Mrs., Dr., Ms o Miss, e un titolo commerciale come Direttore Marketing. Se sei incerto su entrambi i titoli, chiama l'addetto alla reception dell'organizzazione.
Saluto
Lascia una riga vuota dopo l'indirizzo interno. Se conosci il destinatario, puoi usare il suo nome, ad esempio, Cara Mary. In altri casi, usa il suo titolo personale e il suo cognome, ad esempio: Cara Mrs. Johnson. Se non sei sicuro del sesso del destinatario, utilizza il nome completo. È possibile includere una virgola o due punti dopo il saluto o omettere qualsiasi segno di punteggiatura.
Corpo
Lascia una riga vuota dopo il saluto. Spazio singolo e sinistra giustificano i paragrafi nel corpo della lettera. La maggior parte delle lettere contiene almeno tre paragrafi. Nel primo paragrafo, introdurre lo scopo della lettera. Se stai rispondendo a un annuncio di lavoro, nomina la posizione e identifica la sua fonte. Ad esempio, potresti scrivere "La posizione del direttore marketing pubblicizzata online descrive accuratamente le mie capacità e abilità".
Il secondo e il terzo paragrafo contengono dettagli specifici che supportano questo scopo. Ad esempio, se ti lamenti di un prodotto o servizio, includi la data di acquisto, il numero di fattura e il motivo della tua insoddisfazione.
Utilizzare il paragrafo finale per rideterminare lo scopo e la risposta prevista. Ad esempio, scrivendo "Per favore contattatemi personalmente se avete domande o commenti riguardanti la nostra nuova linea di prodotti. Non vedo l'ora di soddisfare le vostre esigenze di corrispondenza commerciale per molti anni a venire". Lascia una riga vuota tra ogni paragrafo.
Chiusura
Lascia una riga vuota dopo l'ultimo paragrafo della lettera. Concludere la lettera con un'adeguata chiusura complementare come Cordiali saluti, Distinti rispettivamente o Cordialmente i tuoi. Se un punto o una virgola ha seguito il saluto, includere una virgola dopo la chiusura. Lascia tre o quattro righe vuote per la tua firma. Termina con la tua firma e il titolo dattiloscritto, ad esempio John Stewart, Sales Manager.
