I volontari sono la linfa vitale di un'organizzazione non profit. Molte organizzazioni non profit non hanno abbastanza personale per gestire efficacemente un'organizzazione in modo che i volontari colgano il vuoto. Le organizzazioni che sviluppano e mettono in evidenza politiche e procedure per il loro programma di volontariato e che definiscono ruoli e responsabilità dei volontari raccolgono i benefici che accompagnano un programma di volontariato di prima classe.
Scrivi un'introduzione Includere il nome dell'agenzia, la dichiarazione di missione e i valori fondamentali, un elenco di membri del personale e un elenco di membri del consiglio di amministrazione. I volontari non solo aiutano con i progetti ma sono anche ambasciatori per la tua organizzazione. Devono sapere come funziona l'agenzia e le persone che rappresentano l'agenzia in una capacità amministrativa. Includere anche informazioni su chi serve l'agenzia, cosa fa per aiutare, e i programmi che supporta.
presentare l'agenzia ai volontari nel primo paragrafo del manuale e accoglierli. Sebbene i volontari non siano dipendenti retribuiti, devono essere trattati con rispetto fin dal primo giorno. Assicurati di riconoscere il loro valore come centrale per la missione dell'organizzazione. Scrivi due brevi frasi per ringraziare in anticipo i volontari per il loro servizio all'agenzia e per far loro sapere quanto sono centrali per la missione.
Crea il manuale in formato 8 1/2 pollici per 11 pollici, o preferibilmente 6 pollici per 9 pollici, quindi è facile da trasportare e i volontari possono tenerlo a portata di mano per riferimento. Il manuale può anche essere inserito in un raccoglitore a tre anelli in modo che gli aggiornamenti possano essere aggiunti facilmente. Impostare politiche e procedure in modo graduale utilizzando un linguaggio semplice e chiaro. Non usare $ 10 parole per fare punti. I volontari provengono da tutti i contesti educativi e la lingua del tuo manuale dovrebbe essere a un livello educativo che chiunque possa comprendere.
Crea descrizioni di lavoro per le posizioni di volontariato. Descrivi i ruoli e le responsabilità in modo che i volontari possano scegliere la posizione che meglio si adatta ai loro interessi. Le descrizioni dei lavori aiuteranno la tua agenzia ad associare i volontari a un'opportunità di volontariato appropriata. Le persone si offrono volontarie per diverse ragioni e hanno competenze diverse. Una buona descrizione del lavoro consentirà ai volontari di scegliere l'opportunità giusta per loro e per la tua organizzazione. Aggiungi copie di esempio dei fogli di accesso, dei moduli di registrazione, ecc. Le agenzie hanno il monitoraggio del database per le ore di volontariato: i fogli di lavoro aiutano a rendere più facili le ore di tracciamento.
Descrivi i tipi di formazione iniziale e aggiuntiva disponibili per il volontario. Elenca le date di orientamento e come possono aggiornare le loro competenze o apprenderne di nuove. Sviluppa un calendario di date per la formazione e l'orientamento. Informare i volontari se hanno bisogno di firmare una dichiarazione di riservatezza. In tal caso, rivedere la dichiarazione con loro, rispondere a qualsiasi domanda e spiegare il motivo della dichiarazione. Durante gli orientamenti dei volontari, esamina attentamente il manuale del volontario e consenti ai volontari di porre domande. (È sempre bello avere dei rinfreschi semplici agli orientamenti dei volontari).
Descrivi il processo per lo screening dei volontari. Fai sapere loro se hanno bisogno di un controllo in background, se la posizione di volontariato che scelgono ha licenze speciali, rischi, autorizzazioni mediche, test di TB, badge e così via. Se si aspettano di guidare per l'agenzia, spiegare che tipo di assicurazione devono avere per farlo, o qualsiasi assicurazione aggiuntiva che avrebbero bisogno di lavorare come volontario per la vostra agenzia.Spiega eventuali problemi di responsabilità e rinuncia a firmare se hai posizioni di volontari ad alto rischio. I volontari devono conoscere i rischi di alcune opportunità di volontariato. Assicurati di includere i moduli di rinuncia e durante l'orientamento, spiega la motivazione per loro e dai ai volontari la possibilità di firmare questi moduli. Questo processo proteggerà l'agenzia in caso di incidente.
Spiega come i volontari si qualificano per i premi. Se l'agenzia ha un programma di riconoscimento, delineare quando viene tenuto, come l'agenzia riconosce i volontari, se si tratta di un evento di gala, un pranzo o una cerimonia di premiazione speciale e il codice di abbigliamento dell'evento. Se l'evento di riconoscimento volontario è un'occasione speciale per i volontari, descrivilo in modo che capiscano che lo staff dell'agenzia diventa "i volontari" per questo evento e che i volontari diventano ospiti.
