I fondi monetari meschini vengono utilizzati all'interno delle organizzazioni per coprire spese minori come piccole quantità di forniture per ufficio, spese postali, spese di parcheggio dei visitatori o tariffe dei taxi. I piccoli fondi monetari sono spesso tenuti in contanti sul posto di lavoro. A causa della natura liquida di un conto di cassa piccola, esiste un diverso insieme di rischi per i fondi di piccola cassa rispetto ad altri fondi all'interno di un'organizzazione.
Prestiti personali
Un dipendente che ha accesso al fondo di cassa potrebbe pensare che sia accettabile utilizzare il fondo come risorsa personale a breve termine, prelevando denaro dal fondo per pagare le bollette o coprire altre spese personali fino a quando non viene pagato. Tali transazioni non sono registrate e potrebbero portare a un vero e proprio furto dei fondi di cassa piccoli. Per lo meno, i fondi non sono disponibili per usi legittimi durante il periodo di "prestito" del dipendente.
Controlla l'incasso
Quando un fondo di cassa piccola è alloggiato in un conto bancario, un dipendente con accesso all'account può tentare di incassare assegni personali contro l'account. Le banche possono avere politiche in atto che impediscono l'incasso di assegni personali, ma esiste il rischio che un dipendente incassi un assegno con fondi insufficienti. Quando il cattivo controllo ritorna, i fondi vengono prelevati dal fondo di cassa piccola, causando complicazioni finché la situazione non viene rettificata.
Record di spesa
Poiché un fondo di cassa meschino elude le consuete procedure di rendicontazione delle spese all'interno di un'organizzazione, aumenta il rischio di appropriazione indebita dei fondi di cassa piccoli. Mantenere il registro o la registrazione di piccoli esborsi di cassa con il fondo aumenta ulteriormente il rischio di appropriazione indebita. La registrazione di piccoli esborsi di denaro non dovrebbe essere mantenuta con la piccola cassa, e non dovrebbe essere mantenuta da chiunque abbia accesso al fondo di cassa piccola. Avere un altro record di spesa di partito aiuta a prevenire l'abuso del fondo.
Accesso non autorizzato
I piccoli fondi monetari sono attività liquide, quindi l'accesso a questo denaro dovrebbe essere limitato a una persona per evitare i custodi multipli che possono incolparsi l'un l'altro per fondi mancanti. Il detentore unico dei piccoli fondi monetari deve essere ritenuto responsabile della conservazione del denaro in un luogo sicuro. La scatola in cui si trova il denaro deve avere un lucchetto - il cassetto di una cassiera è un'opzione sensata - per aiutare a scoraggiare l'accesso non autorizzato. Per proteggere ulteriormente il fondo di cassa, la scatola dovrebbe essere conservata in un luogo sicuro, come un armadio chiuso, un cassetto della scrivania o una cassaforte a cui solo il custode del fondo di cassa meschino ha accesso.
