JISC InfoNet descrive la gestione dei record come la gestione sistematica di tutti i record insieme alle informazioni o ai dati che contengono. In passato, questi documenti erano archiviati in formato cartaceo e ogni grande organizzazione aveva un registro, a volte presidiato da un esercito di impiegati. Oggi i sistemi di gestione dei record elettronici hanno preso il sopravvento. I sistemi di gestione dei record sia manuali che elettronici presentano chiari vantaggi e svantaggi.
Data Retrieval and Sharing
Una delle ragioni principali per cui molte organizzazioni sono diventate senza carta è la facilità con cui un sistema elettronico consente il recupero e la condivisione delle informazioni. Quando i dati vengono conservati su carta e archiviati in un registro, il recupero presenta una sfida. Inoltre, le informazioni possono essere utilizzate solo da un individuo alla volta. Mentre i sistemi elettronici risolvono questo problema, anche loro vengono con altre sfide.
Costo dell'apparecchiatura e potenziale per l'obsolescenza
Quando un'organizzazione diventa senza carta, ci sono enormi volumi di dati su carta che devono essere scansionati e archiviati in un formato digitale. L'hardware e il software necessari per questo esercizio costano una notevole quantità di denaro. A parte i costi iniziali, uno svantaggio significativo dei sistemi elettronici è che sia l'hardware che il software diventano obsoleti in un tempo relativamente breve. L'hardware potrebbe richiedere un cambiamento in appena 18 mesi mentre il software cambia ogni 2-3 anni.
Emissione di sistemi elettronici e persone
L'implementazione di un sistema di gestione dei record elettronici richiede un cambiamento nelle attitudini dei dipendenti. Qualsiasi cambiamento radicale in un'organizzazione è visto con scetticismo da molti dipendenti che non sono sicuri di come tali cambiamenti li riguarderanno. Quando i vecchi modi di organizzare i file sono sostituiti da nuovi, il dipendente sente una perdita di controllo e questo deve essere affrontato dalle assicurazioni del datore di lavoro e sostenuto dal successo del sistema implementato.
Sicurezza e altri problemi
Con l'aumento della condivisione delle informazioni che un sistema di gestione dei record elettronici rende possibile arriva il problema della sicurezza. Se non vengono messe in atto misure adeguate, diventa possibile che le informazioni aziendali riservate finiscano nelle mani sbagliate. Inoltre, la gestione dei record potrebbe diventare un problema quando il sistema è intasato da record non necessari (come copie di documenti). Non è raro trovare situazioni in cui una notevole quantità di record è effettivamente posta indesiderata.
