Il successo di un'impresa dipende da quanto bene vengono gestiti i beni e i lavoratori. Una corretta gestione aumenterà le possibilità di un'azienda di rimanere competitiva sul mercato. Una chiave per la gestione delle risorse all'interno di un'azienda è la tenuta di registri dettagliati e completi di tutti gli elementi relativi al business. Tutte le aziende di successo hanno buone pratiche di gestione dei record e utilizzano queste informazioni per prendere decisioni calcolate per rimanere competitivi. Ecco alcuni sintomi di un'azienda con cattiva gestione dei record.
Tracciamento del flusso di denaro
Uno dei maggiori sintomi della cattiva gestione dei record è l'incapacità di tracciare il flusso di denaro. Il flusso include gli acquisti per l'azienda, le vendite di prodotti e talvolta i pagamenti ai dipendenti. Tutti questi elementi sono necessari per valutare le aree aziendali in cui è necessario apportare modifiche. Un business di successo deve essere in grado di bilanciare e soppesare le esigenze finanziarie di alcune aree, nonché le spese che possono essere tagliate fuori dal processo. Se un'azienda non è in grado di bilanciare i suoi record finanziari, allora questo è un chiaro segnale di cattiva gestione dei record.
Vaghi obiettivi aziendali
Un business di successo stabilirà obiettivi e obiettivi che metteranno alla prova l'azienda. Le aziende con cattive pratiche di gestione dei record non sono in grado di stabilire obiettivi realistici perché non hanno idea di quali aree dell'azienda si stiano eccellendo e di quali cambiamenti debbano essere apportati. Un chiaro segno di un business con scarsa capacità di gestione dei record è uno con obiettivi di mercato vaghi o aspettative non realistiche per la crescita dell'azienda. Un esempio è l'impostazione degli obiettivi di vendita ma non la possibilità di distribuire il prodotto in tempo. Un business di successo con buoni record stabilirà obiettivi realistici ogni anno e raggiungerà la maggior parte di essi.
Multe o penalità governative
Le aziende che mantengono scadenti record spesso incontrano problemi legali con le agenzie governative che si occupano di licenze commerciali. Le registrazioni sono essenziali per governare la gestione di un'impresa e devono essere tenute aggiornate. Le agenzie governative chiederanno di vedere i documenti aziendali quando controllano o valutano un'impresa. Se la società non è in grado di visualizzare registrazioni accurate e aggiornate, può essere multata o chiudere temporaneamente l'attività. Le ripetute sanzioni per un'impresa per numerose violazioni sono un altro segno del fatto che l'azienda sta avendo difficoltà a tenere traccia delle proprie azioni e ha bisogno di apportare modifiche alle proprie abitudini di conservazione dei documenti.
