La modifica delle procedure di fatturazione della tua azienda può influire sul modo di condurre affari con decine di clienti. Non è possibile modificare semplicemente le date di fatturazione pianificate, aumentare gli importi di pagamento o modificare in altro modo i termini senza dare preavviso ai clienti. Altrimenti, si prospettano chiamate, reclami, perdita di entrate e commenti negativi. Crea la lettera che invii ai tuoi clienti in modo che fornisca risposte complete a "chi, cosa, quando e dove" delle tue nuove norme.
Chiarire Scopo
Gli annunci formali dei cambiamenti procedurali dovrebbero essere aperti con chiare dichiarazioni sulla fonte delle informazioni, sulla popolazione che colpisce e sulla natura del cambiamento. Per raggiungere questo obiettivo, usa la carta intestata della tua azienda in modo che il destinatario conosca immediatamente la tua identità. Se si imposta il messaggio in un programma di elaborazione testi come un progetto di stampa unione, è possibile incorporare un saluto personalizzato in ogni lettera per evitare la temuta introduzione del "Gentile Cliente" che depersonalizza qualsiasi messaggio. Riaffermare il tuo apprezzamento per l'attività del destinatario e spiegare le basi della politica in un breve paragrafo. Ad esempio, puoi annunciare "Poiché ti consideriamo un cliente, ti stiamo contattando per informarti di un'imminente modifica delle nostre procedure di fatturazione che influisce sul tuo account con noi."
Fornire dettagli
Dopo aver introdotto l'argomento generale della tua comunicazione, vai al punto nel prossimo paragrafo. Spiega - il più sinteticamente possibile - il cambiamento che sta arrivando e in che modo le nuove regole differiscono dal vecchio. I clienti vogliono sapere esattamente come le politiche li riguardano. Se non si riesce a fornire una spiegazione chiara e logica che risponda a tutte le domande ovvie sollevate, il telefono inizierà a squillare poco dopo l'arrivo delle lettere nelle cassette postali dei destinatari. Per assicurarti di aver risposto a tutti i dettagli necessari, chiedi ad amici, colleghi o altri estranei di leggere la tua lettera nelle fasi del prototipo e perfezionare il tuo messaggio alla luce di tutte le domande che sollevano.
Conferma il tempo
Delineare esattamente quando le modifiche hanno effetto. Se i clienti devono iniziare a utilizzare un nuovo indirizzo di pagamento valido con un ciclo di fatturazione del mese specifico, digli "Inizio con il tuo pagamento mese e anno, invia l'assegno a indirizzo". Se i clienti vedranno un cambiamento nei termini di pagamento, digli "Stiamo aumentando il pagamento minimo da numero a numero percentuale del saldo a partire da mese e anno." Per evitare confusione, utilizza questa dichiarazione di temporizzazione per ricapitolare la modifica e fornire una data completa in modo che la tua lettera diventi un valido riferimento futuro per i file dei clienti.
Rendilo ufficiale
Prima di chiudere la tua lettera, chiarisci in modo fermo ma amichevole che le tue modifiche non rappresentano termini opzionali. I clienti devono rendersi conto che non possono rinunciare alle proprie procedure, ad eccezione della chiusura dei loro account e che continuare a fare affari con voi dopo la data della modifica conferma che accettano e accettano di rispettare le nuove regole. Fornisci il tuo nome e i tuoi dati di contatto, anche se appare come parte della tua carta intestata, e sottolinea che accetti le chiamate dei clienti se hanno domande o commenti.
