Qualunque sia il tipo di attività gestita, il sistema di fatturazione dei clienti è uno degli aspetti più importanti del profitto. Senza un sistema efficace per la riscossione dei crediti, si avrà difficoltà a ricevere il pagamento. Senza pagamento, la tua attività non può essere eseguita. Esistono diversi potenziali sistemi che puoi utilizzare per fatturare i tuoi clienti; quello giusto per te dipenderà in gran parte dal tipo di attività che gestisci.
Fatturazione prepagata
Un metodo di fatturazione popolare per le attività basate sui servizi, come le società di telecomunicazioni o i fornitori di servizi Internet, è la fatturazione prepagata. In questo tipo di fatturazione, i clienti pagano in anticipo per un determinato importo di servizio: un determinato importo di tempo o unità. Il pagamento è dovuto e deve essere ricevuto prima che i tuoi clienti abbiano accesso al loro servizio acquistato. È un sistema di fatturazione efficace per garantire che i tuoi crediti siano pagati in modo coerente prima che i servizi vengano resi.
Fatturazione postpagata
La fatturazione postpagata è un sistema in cui il cliente si impegna a pagare in un secondo momento per i prodotti o servizi ricevuti. Al termine di un periodo di fatturazione stabilito, invierete una fattura ai vostri clienti specificando il numero di conto, il servizio oi prodotti utilizzati, l'importo dovuto e la data di scadenza del pagamento. Il software di fatturazione e contabilità è disponibile per aiutare a mantenere queste informazioni. Può essere difficile raccogliere su questi tipi di fatture se si tratta di clienti con crediti scadenti o che semplicemente rifiutano il pagamento. Se utilizzi questo tipo di fatturazione, prendi in considerazione la possibilità di offrire sconti per il pagamento rapido, ma sii pronto ad assegnare il personale per contattare direttamente i clienti per le fatture in sospeso. In casi estremi, potrebbe essere necessario convertire l'account in un'agenzia di recupero crediti.
Memo credito e note di addebito
Le note di credito e di debito non sono idonee come unico sistema di fatturazione, ma sono importanti in caso di modifiche a un account o pagamenti o errori commessi. Emetterai note di credito ai clienti che hanno pagato per servizi o prodotti che non hanno utilizzato o ricevuto, o se un errore nella fatturazione ha causato il pagamento eccessivo del cliente. I memo di addebito verranno utilizzati in modo opposto; quando un cliente utilizza più del suo assegno prepagato, o se è inferiore ai suoi servizi. I memo di addebito richiedono sostanzialmente più denaro dal cliente, mentre le note di credito o crediti si traducono in denaro restituito o i crediti di servizio vengono trasferiti al ciclo di fatturazione successivo.
Fatturazione basata sull'ordine
La fatturazione basata sugli ordini può essere paragonata alla fatturazione prepagata per i prodotti. Se la tua azienda è un fornitore o un grossista, puoi scegliere di richiedere ai tuoi clienti di pagare in toto o in parte quando effettuano l'ordine. Questo porta i precedenti vantaggi della fatturazione prepagata. È inoltre possibile richiedere solo il pagamento parziale in anticipo e il pagamento completo in un secondo momento, a quel punto sarà necessario inviare ai clienti una fattura che richiede il resto del pagamento. Per utilizzare questo metodo, è necessario conservare registrazioni accurate di ciò che i clienti hanno già pagato.
Fatturazione basata sulla consegna
In questo sistema di fatturazione, invierete una fattura e un ordine di acquisto che specificano ogni articolo e quantità per il cliente insieme alla consegna. È possibile scegliere di richiedere il pagamento completo al momento della consegna o specificare una data di scadenza del pagamento sulla fattura. Assicurati di includere le informazioni di contatto del banco ordini in caso di discrepanza tra l'ordine di acquisto e la fattura.
