I dati devono sempre essere facilmente accessibili in modo che i dipendenti possano lavorare sui dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Internet è stato uno strumento utile per aumentare l'accessibilità dei dati. Avere dati disponibili online per l'accesso, ad esempio quando un dipendente è in viaggio, è una tecnica utilizzata per gestire grandi quantità di dati.
Inserimento dati
Parte delle tecniche di gestione dei dati si verificano prima che i dati entrino nel database. I dati devono essere corretti al primo ingresso, il che significa che l'individuo che ha originariamente corretto i dati deve registrare correttamente i dati. Ad esempio, quando un cliente segnala un cambio di indirizzo tramite il telefono, il rappresentante del servizio clienti deve ascoltare correttamente il cliente in modo che l'indirizzo sia inserito correttamente nel database. Una tecnica per evitare errori consiste nel ripetere le informazioni al cliente.
Backup dei dati
I dati persi possono avere un effetto negativo sull'azienda costando all'azienda il tempo in cui tenta di sostituire i dati persi, secondo IBM. Le aziende spesso si basano su metodi di backup che memorizzano informazioni cruciali in modo che queste informazioni possano essere recuperate nel caso in cui tali informazioni vengano perse.
Pulizia dei dati
La pulizia dei dati è l'atto di correggere dati errati, consolidare i dati e cancellare dati irrilevanti. La pulizia dei dati utilizza sia programmi software automatizzati che input manuali da un amministratore del database. Mentre la pulizia dei dati rimuove gli errori e può aumentare la produttività aziendale e lo spazio di archiviazione, il processo di pulizia dei dati può essere costoso e dispendioso in termini di tempo.
Dati di sostituzione
I dati sono talvolta supportati dal software, come menzionato in precedenza. Quando una parte di dati viene modificata per qualsiasi motivo e i dati smettono di funzionare correttamente, i dati possono essere sostituiti dai dati di backup che hanno funzionato in passato. Quindi, i programmatori possono determinare quali modifiche hanno danneggiato i dati e determinare come questi dati possano essere meglio aggiornati in futuro.
Inserimento dati cliente
Le aziende possono creare siti Web che consentono ai clienti di immettere dati direttamente. Questa immissione diretta dei dati consente di risparmiare i soldi della società non richiedendoli a personale dipendente per compilare i moduli necessari. I clienti possono anche correggere i dati stessi se c'è un errore. Tuttavia, non tutti i clienti sono abbastanza esperti di tecnologia per sapere come accedere ai database online attraverso Internet.
Duplice controllo
I dati che sono molto importanti dovrebbero sempre essere controllati da due paia di occhi. Quando un dipendente modifica i dati, tali dati devono essere modificati utilizzando un colore diverso per indicare che la modifica è stata apportata. Quindi, un secondo dipendente può esaminare la modifica dei dati per assicurarsi che non siano stati commessi errori.
Consulenti di gestione dei dati
Molte società di consulenza sono specializzate nella gestione della qualità dei dati. Queste aziende esaminano come un'azienda svolge i processi di gestione dei dati e fornisce raccomandazioni su come questi processi possono essere migliorati.
