L '"ufficio senza carta" non può mai essere realizzato al 100%. Nonostante l'uso intensivo del computer, quasi tutte le aziende richiedono ancora alcuni documenti cartacei. Ciò rappresenta una sfida quando le aziende dipendenti dal computer devono interagire con i dati di moduli basati su carta. La "conversione" dei dati fisici in sistemi virtuali può essere ottenuta attraverso l'inserimento manuale dei dati, l'imaging dei documenti e il riconoscimento ottico.
Articoli di cui avrai bisogno
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Documenti cartacei
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Budget per attrezzature e personale
Definisci i tuoi obiettivi e le tue esigenze di business. Determina se stai acquisendo pagamenti dei clienti, elaborando applicazioni o archiviando documenti interni. Scopri se è necessario salvare le immagini reali dei documenti per l'archiviazione elettronica o semplicemente è necessario acquisire i dati cartacei in un database di computer. Fare queste determinazioni ti aiuterà a decidere quale sistema di elaborazione dati si adatta meglio alle tue esigenze.
Ricerca di soluzioni software aziendali. Richiedi il software e le referenze dei fornitori da aziende che eseguono l'acquisizione di dati simili a ciò che intendi fare. Chiedi se riesci a visitare i siti di lavoro facendo il tipo di conversione da carta ad elettronica che intendi fare. Il modo migliore per scegliere un sistema è vederlo in azione. Se acquisisci solo un piccolo volume di dati dai moduli, puoi farla franca con una persona che digita dati in un foglio di calcolo di Excel. Ma negli affari moderni, questo probabilmente non è il caso. Probabilmente dovrai trovare un sistema software e magari anche un nuovo hardware, se l'acquisizione di documenti / immagini fa parte del tuo piano.
Confronta le soluzioni software che hai ricercato e scegline una. Contattare il fornitore o il distributore del software per iniziare il processo di acquisto del sistema e averlo installato. Il primo passo, generalmente noto come "scoperta", è quando il venditore si reca sul tuo sito per determinare le tue esigenze esatte e la soluzione migliore per loro.
Rimanere impegnati con il venditore durante la scoperta e durante l'installazione. Fai molte domande e prendi possesso del progetto; incoraggiare tutti i dipendenti che eseguiranno attività di acquisizione e inserimento dei dati per fare lo stesso.
Testare il sistema completamente. Se ci sono bug o lacune nella soluzione, è meglio trovarli mentre il venditore è sul posto. Questo renderà la risoluzione dei problemi e la risoluzione molto più veloce.
Suggerimenti
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Collabora con un fornitore affidabile e cerca di sollecitare il feedback di uno dei clienti precedenti del venditore.
