Scrivere una proposta di contratto richiede che tu componga una narrativa avvincente che spiega perché la tua azienda è più adatta per il lavoro che un'agenzia del settore pubblico sta cercando o il progetto di consulenza richiesto da una società del settore privato. Poiché le proposte del settore pubblico sono le più difficili da scrivere, e spesso il più dispendioso da costruire, se sai come scrivere una proposta di contratto vincente per il governo, scriverne una per il lavoro nel settore privato è un gioco da ragazzi.
Come scrivere una proposta di contratto
La revisione degli elenchi di richieste di aiuto per gli scrittori di proposte in qualsiasi bacheca di lavoro online dimostra che il set di abilità che usi per creare una proposta vincente è estremamente prezioso. Ma essere in grado di scrivere proposte di contratto vincenti richiede molto più delle buone capacità di scrittura e di padronanza della lingua inglese. Le proposte di contratto scritte in modo superbo richiedono uno sforzo di squadra e una chiara comprensione dei servizi o dei prodotti dell'azienda, dei processi e dei prezzi del contratto e delle acquisizioni. La combinazione di una proposta di contratto può richiedere settimane e persino mesi di pianificazione, strategia e ricerca. La stesura della proposta di contratto non è un lavoro individuale. Molte organizzazioni hanno "gruppi di cattura" in atto come un'estensione della sezione di sviluppo del business dell'azienda.
Quando le aziende utilizzano una proposta di contratto
Molte aziende che forniscono servizi o prodotti alle agenzie governative usano le proposte di contratto come mezzo per ottenere affari nel settore pubblico. Vi sono usi per le proposte contrattuali nel settore privato, ma le proposte per il lavoro del settore privato sono spesso meno complesse e strutturate delle proposte scritte per gli appaltatori e gli ufficiali delle amministrazioni pubbliche. Se stai per scrivere proposte di contratto per la tua organizzazione, è una buona idea saperne di più sulle proposte incentrate sul governo a causa della struttura unica delle sollecitazioni governative e delle esigenze di fare affari con le agenzie del settore pubblico. Se sai come scrivere una proposta di contratto vincente per il governo federale, ad esempio, scrivere una che vincerà la tua organizzazione nel settore privato sarà facile in confronto.
Il processo di acquisizione
L'Amministrazione generale dei servizi degli Stati Uniti pubblica il Federal Acquisition Regulations (FAR). Il FAR è un libro di oltre 2000 pagine che contiene tutto ciò che hai sempre voluto sapere sui processi e le regole di acquisizione della Confederazione. Amazon porta anche le versioni book e Cliffs-Notes-esque, ma è possibile scaricarlo dal sito governativo e sapere che si stanno ottenendo tutte le revisioni e gli emendamenti aggiornati. Acquisisci familiarità con FAR e risponderà a molte tue domande sulla stesura di una proposta di contratto. Come minimo, avrai una migliore comprensione di come e perché il governo richiede risposte così dettagliate alle sue richieste di prodotti e servizi.
Il processo di acquisizione del governo inizia spesso con una sollecitazione. Una sollecitazione è un documento disponibile al pubblico che contiene informazioni sull'agenzia che richiede i servizi o prodotti. La sollecitazione contiene dettagli sul tipo di servizio o prodotto e su come il governo vuole che il servizio o il prodotto sia consegnato. Stabilisce anche i termini e le condizioni della gestione della relazione fornitore-agenzia. In una sollecitazione governativa, sei indicato come "Contraente" o "Fornitore". In alcuni casi, il governo rilascia una richiesta di informazioni (RFI) che precede la pubblicazione della richiesta. Lo scopo di un RFI è identificare i tipi di società che sono in grado di fornire il servizio o il prodotto che il governo vuole. Rispondere a una RFI richiede un po 'di lavoro, ma non quasi lo sforzo richiesto per rispondere a una sollecitazione governativa.
Esistono diversi tipi di sollecitazioni: richiesta di proposta (RFP), richiesta di offerta (RFQ) e invito a presentare offerte (ITB). Le sfumature tra questi tipi di sollecitazione determinano come strutturare la proposta di contratto. Normalmente una RFP richiede che tu presenti le idee e l'approccio della tua azienda in modo molto dettagliato e convincente che mostri la tua capacità di risolvere il problema che il governo ha descritto nella RFP.
Ad esempio, quando un'agenzia rilascia una RFP che afferma la necessità di servizi di executive coaching e di sviluppo della leadership per i leader governativi, la proposta contrattuale dovrebbe descrivere i servizi di executive coaching della propria azienda; competenza e qualifiche dei vostri allenatori e consulenti; teorie su cui i tuoi allenatori fanno affidamento sulle loro sessioni di coaching e sul processo che utilizzi per garantire che i dirigenti governativi ottengano il massimo dal coinvolgimento nel coaching. Inoltre, dovresti fornire dettagli sulle misure di assicurazione della qualità della tua azienda, nonché su come proporre la gestione dell'incarico di coaching attraverso rapporti regolari, tenuta dei registri e allocazione delle risorse.
Chi scrive una proposta di contratto in un'azienda?
Assembla la tua squadra di cattura prima di mettere la carta sul tavolo o sederti al tuo computer. In generale, non c'è solo una persona che scrive la proposta di contratto, la scrittura della proposta è uno sforzo di squadra. È una collaborazione che coinvolge il talento e l'esperienza di un numero di persone nel team di cattura. Ogni persona nel team di cattura ha un ruolo nella scrittura della proposta. Utilizzando l'esempio di cui sopra, se la tua azienda è già impegnata nella fornitura di servizi di coaching executive, le persone che potrebbero aggiungere valore al team di acquisizione sono executive manager di progetto, amministratore di contratti, scrittori di proposte, un commercialista o funzionario aziendale e il presidente dell'azienda. Il presidente supervisionerà il processo e firmerà la proposta di contratto quando sarà sottoposta al governo. Il presidente della società o il suo designato è coinvolto nella fase di scrittura e presentazione della proposta perché ha l'autorità di emettere documenti vincolanti.
Durante tutto il processo di scrittura della proposta, il tuo team di cattura dovrebbe tenere riunioni regolari. Durante questi incontri, discutete di strategia, approccio, nuove informazioni e progresso. Il caposquadra di acquisizione può essere un esperto di sviluppo commerciale che è responsabile della logistica nell'assemblare la proposta di contratto. In alternativa, il leader può essere qualcuno che il presidente della compagnia nomina come leader o una persona più esperta che si assume semplicemente la responsabilità di guidare la squadra. Avere incontri regolari con il tuo team di cattura garantirà che la tua proposta di contratto sia in linea e che tu rispetti la scadenza per l'invio della proposta finale. Ci saranno numerose revisioni, ridiscussioni e discussioni sulla proposta: è uno sforzo enorme, anche per piccoli contratti.
Come vincere una proposta di contratto
Il tuo obiettivo è vincere un contratto - non vincere una proposta di contratto. Ma ciò che conta sono i contenuti e la natura irresistibile dei contenuti della proposta, non la semantica. Il primo passo nello scrivere una proposta di contratto vincente è di ricercare l'agenzia che ha emesso la richiesta. Alcune aziende forniscono informazioni sulle agenzie governative; tuttavia, ogni membro della tua squadra di cattura dovrebbe fornire tutte le informazioni che hanno sull'agenzia. Ad esempio, se il project manager ha informazioni sulla direzione strategica dell'agenzia rispetto al precedente lavoro di executive coaching, ciò potrebbe essere utile per descrivere i risultati di un impegno di coaching con quell'agenzia. Oppure, se il tuo responsabile commerciale ha rivisto gli stanziamenti del congresso con l'agenzia richiedente, ciò è utile per determinare il prezzo che accompagna la tua proposta di contratto.
La stesura di una proposta di contratto vincente richiede un approccio metodico e sistematico alla risposta a una sollecitazione governativa. In primo luogo, fai la tua ricerca. Se non hai familiarità con l'agenzia, studia il suo sito Web per comprendere la missione, la visione e i principi fondamentali. Incorporate queste cose nella vostra proposta e, se sono congruenti con la missione, la visione e i principi fondamentali della vostra azienda, tanto meglio. Disegna quei parallelismi, quindi il team di revisione delle proposte del governo vede l'allineamento con la tua azienda. Questo è un approccio strategico chiave per stabilire una sorta di connessione con l'agenzia.
Studia la sollecitazione per assicurarti di comprendere ciò che l'agenzia vuole e conciliare il tempo e lo sforzo necessari per rispondere alla sollecitazione. Se stai presentando una proposta per un progetto su larga scala in cui non hai assolutamente prestazioni o esperienza passate sul campo, dovrai inoltrare questa sollecitazione o scrivere una proposta eccezionalmente convincente che descriva completamente le tue capacità nell'area di servizio che l'agenzia governativa richiede. Fai la tua ricerca anche sulla competizione. Le agenzie governative federali sono tenute a pubblicare le loro sollecitazioni sul sito web di Federal Business Opportunities - FedBizOpps, in breve (fbo.gov). Sotto la scheda "Venditori interessati" nella scheda di sollecito, troverai un elenco di potenziali appaltatori e venditori. Tutte le società elencate in tale scheda non possono presentare proposte di contratto; tuttavia, è un buon inizio per capire chi è la tua competizione.
Esempio di lettera di proposta del contratto
Uno dei passaggi chiave nella presentazione di una proposta di contratto vincente è l'ordine dei componenti della proposta. Per molti report aziendali, un riepilogo esecutivo viene creato solo dopo che la "carne" del report è stata completata. Quella stessa pratica è saggia per la costruzione della lettera di proposta di contratto. Pensa alla lettera della proposta di contratto come a un sommario esecutivo - prepara una bozza di dichiarazione che utilizzi per tutte le tue proposte di contratto, ma salva il perfezionamento per l'ultimo passaggio nello scrivere la proposta di contratto.
La maggior parte delle proposte di contratto per il governo sono trasmesse per via elettronica. Pertanto, una lettera di esempio di proposta di contratto è una semplice e-mail di trasmissione che dice qualcosa del tipo: "ABC Consulting è lieta di presentare la risposta allegata a RFP # 0000, che include l'approccio tecnico, i prezzi e i curriculum di ABC per il personale chiave. trasmissione." La ragione per cui si desidera la conferma di ricezione è quella di assicurarsi di avere la prova di aver inviato la proposta entro la scadenza. Detto questo, l'introduzione di una proposta di contratto vincente è più una lettera di proposta che l'e-mail di trasmissione.La prima sezione della proposta di contratto deve contenere informazioni di base sulla tua azienda, i servizi forniti dalla tua azienda e indicare brevemente il motivo per cui sei un appaltatore o un fornitore qualificato. Ecco un esempio di introduzione che funge da lettera di proposta di contratto:
ABC Consulting (ABC) è una piccola impresa a conduzione familiare economicamente svantaggiata (EDWOSB) 8 (a) con la missione aziendale di fornire soluzioni, flessibilità e innovazione superiori centrate sul cliente. Lavoriamo con i nostri clienti per valutare i loro obiettivi principali e fornire soluzioni economicamente efficienti, efficienti e orientate ai risultati. Il team di gestione ABC ha oltre 150 anni di esperienza di gestione combinata incentrata sugli aspetti unici dei contratti federali. Con la nostra esperienza combinata di gestione legale e di programma, ABC offre esperienza nel settore con esperienza e conoscenza pratica ai nostri clienti del governo federale.
La ABC ha registrato un'enorme crescita negli ultimi anni, realizzando una crescita media del 25% all'anno. Attribuiamo la nostra crescita esplosiva al nostro impegno costante per la qualità. Utilizziamo le migliori pratiche del settore per gestire sia progetti piccoli che complessi. Le nostre metodologie di controllo della qualità comprendono analisi per 1) definire strategie di gestione e obiettivi del programma in termini quantificabili e misurabili, 2) implementare sistemi e procedure per monitorare le prestazioni del sistema rispetto a obiettivi specifici e 3) assicurare che il feedback delle prestazioni sia comunicato alla direzione del programma e al personale per migliorare la pianificazione e applica le lezioni apprese. Aumentiamo le nostre metodologie di qualità con soluzioni di gestione del rischio per ridurre la probabilità e l'impatto degli errori attraverso sistemi di risposta al rischio professionale.
La nostra infrastruttura aziendale è progettata per fornire servizi di alta qualità alla nostra base di attività in rapida espansione. La nostra leadership senior funziona collettivamente come supporto generale per il nostro staff del programma e non come tipici "manager" che dettano procedure, processi o politiche aziendali. Il senior management di ABC opera come base per fornire supporto e risorse aziendali globali allo staff del programma che supporta direttamente i nostri clienti. Comprendiamo le esigenze e le priorità dei nostri clienti e gestiamo le nostre risorse per supportare i loro obiettivi.
Sfrutteremo i nostri successi passati, le nostre competenze e le migliori pratiche per fornire il inserire il nome dell'agenzia dalla sollecitazione governativa con varie iniziative di sviluppo organizzativo. Le iniziative di sviluppo organizzativo che progettiamo miglioreranno le prestazioni individuali e di squadra. L'esito delle nostre iniziative aumenterà l'impegno dei dipendenti attraverso una comunicazione efficace, la collaborazione e la costruzione del consenso. Consulenza ABC ha background, formazione, qualifiche e professionisti per fornire con successo l'ampia varietà di servizi di capitale umano richiesti dal Performance Work Statement (PWS).
