La formazione è il cuore di ogni operazione commerciale. Che si tratti di insegnare servizi di saluto e assistenza ai clienti o di utilizzare tecnologie sofisticate, le aziende impegnate nella formazione godono di personale più efficiente e produttivo e offrono un servizio clienti migliore rispetto a quelli che non lo fanno. Alcune categorie aziendali hanno requisiti di formazione legalmente obbligatori. Microsoft Office Suite offre due opzioni per il monitoraggio della formazione dei dipendenti: Microsoft Excel o Microsoft Access. Il sistema Excel può essere implementato da chiunque abbia esperienza di foglio di calcolo di base. L'accesso, tuttavia, offre metodi più sofisticati per la segnalazione e il tracciamento.
Eccellere
Fai una lista dei titoli delle sessioni di allenamento che i dipendenti dovrebbero completare. In un nuovo foglio di calcolo, inserisci le intestazioni di colonna: "Nome", "Cognome" e il nome dell'argomento o della sessione in ogni colonna successiva, utilizzando tutti gli elementi necessari. È inoltre possibile aggiungere una colonna per un numero di dipendente o un altro identificatore. Seleziona il comando "Stampa titoli" dal gruppo "Imposta pagina" nella scheda "Layout pagina" della barra multifunzione e crea la riga "Titolo". Inserisci "$ 1: $ 1" nel campo "Titolo".
Immettere i nomi di tutti i dipendenti e tutti i numeri di identificazione nelle colonne appropriate.
Seleziona la cella "A1" e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascina per selezionare tutte le righe e tutte le colonne in cui verranno inseriti i dati. Seleziona il comando "Formatta come tabella" nel gruppo "Stili" nella scheda "Home". Verifica il campo "Intervallo dati" e seleziona la casella "La mia tabella ha intestazioni".
Seleziona tutte le righe e le colonne in cui verranno inserite le date di allenamento. Nella scheda "Home", seleziona il formato di data preferito dalla casella a discesa "Generale" nel gruppo "Numero". Salva il foglio di calcolo.
Immettere la data appropriata nella colonna e riga corrette quando un dipendente completa la formazione richiesta. L'utilizzo del formato "Tabella" consente l'ordinamento con un solo clic per colonna durante la preparazione dei report. Salva il foglio di calcolo dopo ogni nuova immissione di dati.
Accesso
Crea un nuovo database di Access. Rinominare "Table 1" come "Employee Training Record" o un nome alternativo preferito. Apri la "Vista disegno tabella" dal gruppo "Visualizza" nella scheda "Home". Il primo campo, "ID", è impostato come chiave primaria per impostazione predefinita. L'accesso numererà automaticamente questo campo o utilizzando il riquadro "Proprietà campo", è possibile creare una maschera o altra formattazione per soddisfare le esigenze aziendali, ad esempio l'aggiunta dei numeri ID dipendente.
Inserisci questi nomi di campo e qualsiasi altro campo per acquisire i dati desiderati, come "Nome", "Cognome", "Argomento di allenamento" o "Data di completamento". Altri campi da registrare possono includere "Voti", "Prestazioni" e "Note o commenti". Impostare il tipo di dati appropriato e le proprietà del formato. Ricordarsi di selezionare "Data / Ora" per il tipo di dati del campo "Data".
Salva il tavolo. Passare a "Vista tabella" nel gruppo "Visualizza" nella scheda "Home".
Seleziona "Creazione guidata form" dal gruppo "Moduli" nella scheda "Crea" per aprire la finestra di dialogo del disegno. Selezionare ciascun "Campo disponibile" desiderato dalla colonna di sinistra e passare alla colonna "Campo selezionato" premendo il pulsante ">" per i singoli campi o ">>" per spostare tutti i campi contemporaneamente. Fare clic sul pulsante "Avanti".
Scegli il layout desiderato per il modulo dalla finestra di dialogo "Layout". Fare clic sul pulsante "Avanti". Denominare il "Form" nella successiva finestra di dialogo o mantenere la corrispondenza predefinita con il nome della tabella. Decidi se accettare il modulo progettato da Wizard o modificare il progetto. Se si modifica il modulo, fare clic sul pulsante "Avanti". Se si utilizza il disegno predefinito, fare clic sul pulsante "Fine". Salva il modulo.
Compilare i dati per ciascun dipendente e sessione di formazione quando le informazioni sono disponibili. Utilizzare la vista "Form" per l'immissione dei dati e la vista "Tabella" per filtrare i dati e creare report. I record vengono salvati automaticamente quando vengono inseriti i dati.
Suggerimenti
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Excel consente ricerche semplici e report basati esclusivamente sull'ordinamento. L'accesso consente una registrazione e un reporting sofisticati, consentendo a più filtri di creare report per dipendente, sessione di formazione o qualsiasi altro campo o selezione di dati. I nomi dei campi di accesso non possono avere spazi; crea un sottotitolo in linguaggio semplice per dirigere le colonne del rapporto. Ad esempio, un campo "TrainingSessionName" potrebbe essere didascalia di "Training Session" per i report.
avvertimento
Non utilizzare i numeri di previdenza sociale come numeri di identificazione dei dipendenti; questo apre il business alla responsabilità di furto d'identità.
