Il miglioramento del processo è l'atto di far progredire gli interessi commerciali perfezionando la struttura delle operazioni in un'organizzazione, invece di risolvere i problemi singolarmente. Invece di guardare solo a ciò che è successo, il personale è incoraggiato ad esaminare come si stanno formando le circostanze, tenendo conto di tutti gli elementi periferici che influenzano le condizioni attuali. Il miglioramento dei processi allontana l'attenzione dalla ricerca di errori o dall'assunzione di colpa e dal lavoro di squadra per eliminare attività inutili e ottimizzare la produttività.
Le sfide
Uno dei compiti più impegnativi nell'applicare questa idea a una strategia organizzativa è incoraggiare i dipendenti ad adottare una mentalità di cooperazione, anziché la concorrenza. I migliori leader sono essenziali per implementare un cambio di paradigma a livello aziendale. Ciò richiede un notevole cambiamento nel modo in cui gli affari vengono fatti nella mente della maggior parte delle persone. L'importanza del miglioramento del processo è un'idea che deve essere accettata da, e gocciolare verso il basso.
Selezione di una squadra
Il miglioramento del processo inizia decidendo cosa deve essere migliorato e stabilendo il risultato desiderato. Il prossimo è quello di eleggere una squadra di individui particolarmente adatti allo scopo previsto. Spesso viene registrato formalmente un documento che identifica l'autorità del team e quali sono i mezzi per conseguire gli obiettivi aziendali.
Semplificazione del processo
L'attuale metodo di funzionamento viene quindi schematizzato, producendo un'immagine dettagliata di tutti gli eventi rilevanti che si verificano dall'inizio di un processo fino alla sua conclusione. Ciò consente ai membri del team di vedere le operazioni da una prospettiva più ampia ed eliminare qualsiasi attività dispendiosa che potrebbe ostacolare la produzione. Alcuni punti di informazione vengono selezionati in base ai quali vengono raccolti i dati che verranno confrontati con le letture successive per monitorare il miglioramento. Il team determina quindi se gli attuali metodi operativi sono concomitanti con i risultati desiderati e la missione aziendale.
Ciclo Plan-Do-Check-Act
Il team si confronta per identificare le cause di base di alcune difficoltà all'interno del processo. Svilupperà quindi un possibile piano di miglioramento, date queste ragioni. Dopo aver implementato le modifiche, il gruppo verifica i miglioramenti. Confrontando i dati precedentemente raccolti con le informazioni correnti, i membri del team possono riconoscere se l'aggiustamento ha spostato l'azienda più vicino ai risultati desiderati. In caso di successo, deve essere ancora stabilito che il cambiamento è pratico. In caso contrario, il team può tornare alla fase di pianificazione per perfezionare il processo. Se il cambiamento è fattibile, il gruppo può continuare con il nuovo processo fino a quando è necessaria un'ulteriore revisione o tornare alla fase di identificazione per scoprire in che modo il metodo può essere perfezionato.
Conclusione
La qualità è un prodotto di apprendimento continuo. Concentrarsi sulla struttura di un'operazione rivela come ogni persona e reparto contribuisce al mantenimento di un determinato sistema. L'efficacia aumenta solo al di là del nostro livello di comprensione. E poiché i modi in cui viene fatto il business continuano ad espandersi, anche le idee accettate per identificare le sfide e scoprire le soluzioni devono essere accettate.
