I datori di lavoro rilasciano il modulo W-2 ai propri dipendenti. Le informazioni sul contribuente sono mostrate sul lato sinistro del modulo. Sul lato destro ci sono i codici e le informazioni finanziarie e nella parte inferiore del modulo sono visualizzate le informazioni fiscali locali e di stato. Un W-2 deve essere rilasciato a tutti i dipendenti che hanno guadagnato almeno $ 600 o che hanno trattenuto imposte come Medicare o Social Security.
Quando devono essere emessi
I datori di lavoro devono emettere il modulo W-2 al dipendente entro il 31 gennaio. Se il 31 gennaio cade in un fine settimana, la scadenza è il primo giorno lavorativo di febbraio. I dipendenti devono ricevere il modulo W-2 entro il 14 febbraio. Dopo tale termine, è possibile ottenere assistenza per ottenere il modulo chiamando l'IRS al numero 1-800-829-1040, fornendo il proprio nome e indirizzo, il nome e l'indirizzo del proprio datore di lavoro., il numero di identificazione del datore di lavoro, se noto, e una stima delle retribuzioni percepite, incluse le date di lavoro e le imposte trattenute. Il datore di lavoro deve inoltre inviare una copia del W-2 di ogni dipendente all'Amministrazione della sicurezza sociale entro la fine di febbraio o, se si presenta per via elettronica, alla fine di marzo.
Deposito senza modulo W-2
Dopo aver chiamato l'IRS per assistenza, l'IRS invierà al dipendente un Modulo 4852, Modulo sostitutivo per Modulo W-2, Dichiarazione salariale e fiscale, con le istruzioni per completare il modulo.Se il W-2 mancante non viene ricevuto in tempo per presentare le tasse, è possibile utilizzare il Modulo 4852 per completare la dichiarazione dei redditi, allegando il Modulo 4852 al reso quando viene inviato per posta. Se alla fine viene ricevuto un modulo W-2 e le informazioni differiscono da quelle sul modulo inviato 4852, è possibile presentare il Modulo 1040X, Modificato la dichiarazione dei redditi dei singoli Stati Uniti.
Penalità del datore di lavoro per falsificare un modulo W-2
I datori di lavoro possono incorrere in sanzioni per fornire informazioni errate su un modulo W-2 o per fornire intenzionalmente informazioni false. La presentazione di informazioni errate può essere semplicemente il risultato di una conservazione incurante dei registri come la fornitura di un numero di identificazione del contribuente errato, la segnalazione di salari o imposte non corretti o la mancata consegna del modulo ai dipendenti nei tempi previsti dalla legge. La sanzione si basa sul tempo intercorrente tra l'archiviazione corretta e la data di scadenza del deposito originale. Ad esempio, se il modulo corretto è archiviato tra 30 giorni dopo la data di scadenza e il 1 agosto, la sanzione è di $ 60 per modulo con un massimo di $ 500.000 all'anno a meno che l'attività si qualifichi come una piccola impresa - entrate lorde medie annuali per le tre precedenti anni di $ 5 milioni o meno - nel qual caso il massimo è $ 200.000. La registrazione fraudolenta comporta una sanzione di almeno $ 250 per modulo e non vi è alcun limite di penalità. L'archiviazione di informazioni fraudolente apre il datore di lavoro alla possibilità di una causa civile da parte del dipendente in quanto la responsabilità fiscale del dipendente si baserà sulle informazioni fornite all'IRS dal datore di lavoro.
. Penalità degli impiegati per fornire informazioni W-2 fraudolente
Quando viene firmata una dichiarazione dei redditi, il contribuente afferma che le informazioni fornite sono corrette. La firma consapevole di un ritorno che contiene informazioni errate su W-2 sta commettendo spergiuro e può comportare una condanna fino a tre anni, multe fino a $ 250.000 o entrambe. Se lo scopo del deposito di informazioni errate è quello di evadere le tasse, ad esempio non incluso il reddito guadagnato come documentato nel modulo W-2, il contribuente può essere soggetto a sanzioni che includono la reclusione fino a cinque anni, multe fino a $ 250.000 o entrambi.
