Migliorare i tempi di consegna (TAT) nelle impostazioni di laboratorio cliniche - ad esempio, quanto tempo occorre per elaborare un campione o un test e restituire i risultati - utilizzando i metodi Six Sigma. Six sigma misura opportunità e fallimenti di qualità e lavora per eliminare i difetti sulla base di iniziative di miglioramento delle prestazioni guidate dai dati. Il termine "difetti per milione di opportunità" o DPMO offre un ideale del 99,9% di qualità. L'uso efficace delle procedure six-sigma spesso richiede un importante cambiamento nei sistemi di misurazione e nella progettazione dei processi.
Definire i servizi forniti, come analisi delle urine o analisi del sangue, e misurare i tempi di svolta complessivi in generale. Chiedere al cliente di definire le sue aspettative e analizzare il divario. Utilizzare l'incremento di misurazione più piccolo disponibile, ad esempio secondi o minuti. Ad esempio, il cliente desidera un tempo di svolta di 30 minuti per un esame del sangue di emoglobina, e in questo momento si stanno ottenendo 60 minuti. L'obiettivo in questo caso sarebbe ridurre il tempo di svolta attuale di 30 minuti.
Rimuovi prima la variazione. Definire ogni fase importante del processo, come l'assunzione del cliente, l'aggiornamento del computer, il campione estratto, il campione etichettato, il campione testato, il test convalidato, i risultati registrati, il cliente notificato e il cliente fatturato. Visualizza l'intero processo creando un diagramma di flusso di livello superiore.
Chiedere ai dipendenti di gestire ogni richiesta con un processo uniforme di first-in / first-out in modo che quando si verifica un problema esso riceva visibilità. Concentrati sul flusso e non lasciare che i dipendenti mettano da parte il lavoro per chiarimenti, poiché queste "situazioni eccezionali" causano l'80% della variazione delle uscite.
Concentrare gli sforzi per garantire un processo coerente anche se il processo non sta ancora producendo i risultati necessari.
Misurare ogni sottofase nel processo per vedere quanto tempo ci vuole. In questo caso, troviamo 5 minuti per l'assunzione da parte dei clienti, 20 minuti di attesa, 7 minuti per l'estrazione di sangue, 1 minuto per l'etichettatura, 2 minuti per l'analisi e 20 minuti di attesa prima che l'impiegato comunichi al cliente i risultati. In questo caso, il tempo di attesa o di coda è quello che sta mangiando il tempo di svolta. Regola il processo per ridurre al minimo il tempo di attesa.
Per fare ciò, identifica le aree che presentano rifiuti, come la sovrapproduzione (rendendo inutilmente le copie come copie), ritardi (in attesa), trasporto (spostamento di dati o attrezzature), spreco di movimento (a piedi, sequenze di tasti non a valore aggiunto), inventario (gestito male, non abbastanza, troppo) e la fabbricazione di prodotti difettosi (aggiungendo lavoro a qualcosa già difettoso).
Sviluppare modi per ottimizzare il flusso dei processi e delle comunicazioni ri-tempistica o spostamento del lavoro, consolidando le attività, eliminando attività non valutate e aggiungendo macchine o personale.
Confrontare i laboratori dei concorrenti per confrontare il modo in cui gestiscono i servizi di laboratorio clinici. Indagare sulle opportunità di applicare nuovi software, nuove tecnologie e metodi per migliorare la precisione e la reattività.
Assicurarsi che i sistemi di misurazione siano coerenti tra fornitore e cliente. Ad esempio, il cliente può misurare il processo fino al punto in cui riceve i risultati, mentre un fornitore può misurare il processo fino al punto di pagamento. Esaminare i reali bisogni del desiderio di ridurre i tempi di svolta e affrontare ogni volta queste aree specifiche.
Controlla il processo misurando gli input per assicurarti che i passaggi all'interno del processo rimangano coerenti. Analizza le anomalie e scopri perché si verificano problemi. Sii proattivo contro le variazioni migliorando i metodi di allenamento e di assunzione. Se un tecnico impiega più tempo di un altro, scopri perché.
Ad esempio, durante la fase di prelievo del sangue, il paziente viene portato nella stanza, un laccio emostatico viene avvolto intorno al braccio, il tecnico prende l'ago in una mano e un tampone in un altro. Dopo aver tamponato l'area, il tecnico penetra nella vena con un ago, rilascia il laccio emostatico e quindi disegna il sangue. Prendono l'etichetta preformattata e la appongono sul campione di sangue e lo posizionano nell'area di test. Un altro tecnico parla incessantemente, disegna il sangue allo stesso modo ma invece di etichettare e mettere il campione di sangue nell'area del test, porta il cliente fuori dalla porta e dimentica di mettere il campione nell'area di prova fino a un'ora dopo. Questa sarebbe la variazione che deve essere eliminata per migliorare il processo.
Sposta la curva a campana lentamente e metodicamente, in modo incrementale. Se l'obiettivo è ridurre i tempi di svolta del 50% o 30 minuti complessivi, quindi lavorare per ridurre i secondi di ogni fase del processo. Impostare limiti di controllo superiori e inferiori realistici esaminando i rendimenti attuali. Ad esempio, se il processo di prelievo del sangue richiede in media 7 minuti, impostare il limite inferiore su 60 secondi e il limite superiore su 420 secondi. Ogni volta che un prelievo di sangue richiede più di 420 secondi, capire perché ed eliminare i problemi. Ogni volta che un compito all'interno del processo viene perfezionato per impiegare meno tempo, il tempo complessivo di rotazione sarà ridotto, avvicinandoti sempre di più al tuo obiettivo.
Suggerimenti
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Il modello di pensiero critico DMAIC o Definisci, Misura, Analizza, Migliora e Controlla viene utilizzato per i miglioramenti del processo six-sigma.
avvertimento
Lavorare per migliorare un'area del processo può avere un impatto negativo su un'altra area, in modo da essere consapevoli dei cambiamenti e dei loro effetti sui risultati generali del processo. Non ha senso perfezionare la fine del processo se la parte iniziale del processo è dove il tempo viene sprecato.
