Le apparecchiature per ufficio sono spesso uno dei maggiori costi di qualsiasi attività commerciale. Questo costo è aggravato dal fatto che l'attrezzatura si consuma o si rompe. Scrivere una proposta dettagliata che illustri le esigenze dell'azienda e richiedere ufficialmente che l'attrezzatura venga acquistata dal budget dell'azienda è un modo per sostituire questi articoli. Una proposta scritta consente a diversi dipendenti di essere aggiornati sulle esigenze dell'azienda e di prendere decisioni basate su informazioni importanti, come il costo delle attrezzature e i vantaggi per l'azienda.
Valutare la necessità. La maggior parte delle aziende ha budget dettagliati che sono definitivi su ciò che possono acquistare e quando. Determinare il vero bisogno dell'azienda studiando ogni pezzo di equipaggiamento e chiedendo se potrebbe essere riparato, se durerà altri sei mesi o un anno, o se sarebbe più costoso riparare rispetto a sostituire. Qualsiasi articolo che può essere riparato o che durerà un po 'di più dovrebbe essere contrassegnato dalla lista delle nuove attrezzature richieste.
Determina i guadagni dell'azienda. Cosa salverà l'azienda se l'attrezzatura viene sostituita ora? Cosa guadagnerà? Se si sostituisce una stampante desktop con una stampante aziendale indipendente in grado di stampare più copie in una frazione del tempo, elencarla come guadagno, poiché il tempo risparmiato è vantaggioso. Sii molto chiaro e conciso nello spiegare che cosa porteranno ogni pezzo di equipaggiamento all'azienda.
Ricerca nuove attrezzature. Conoscere ed elencare i prezzi, le specifiche, i modelli, i rivenditori e i produttori per ogni pezzo di equipaggiamento che si richiede. Scopri quali venditori hanno gli articoli ai prezzi più bassi e che sono vicini alla tua posizione o che hanno la spedizione gratuita. Conosca anche eventuali inconvenienti o problemi che possono essere comunemente associati all'apparecchiatura.
Scrivi la bozza della proposta, comprese le sezioni per un'introduzione o un sommario esecutivo, obiettivi o obiettivi, esigenze aziendali, guadagni o benefici aziendali e costi. Potrebbe anche essere utile elencare una linea temporale possibile per l'acquisto. Non tutte le apparecchiature dovranno essere immediatamente acquistate.
Scrivi la tua proposta, prestando attenzione alla formattazione. Assicurati che tutte le intestazioni siano in grassetto e allineate ordinatamente. Spell controlla il tuo lavoro utilizzando sia lo strumento di controllo ortografico del computer sia leggendo la proposta da solo. Per assicurarti di non perdere nulla, metti da parte la tua proposta per diverse ore o giorni e poi rileggi ancora una volta.
avvertimento
Rendi ragionevoli le tue richieste: se la tua azienda non ha davvero bisogno di un grande modello industriale di attrezzature, non elencarla.
Sii sincero nelle tue valutazioni dell'attuale equipaggiamento. I lettori della tua proposta devono essere in grado di fidarsi delle tue opinioni.
