Se sei un dipendente appassionato e noti che alcune delle procedure del tuo lavoro potrebbero essere migliorate, puoi prendere in considerazione la possibilità di scrivere una proposta per introdurre nuove procedure. Questo tipo di lettera di proposta (o email) può essere classificato come proposta interna. La scrittura di proposte interne è leggermente diversa rispetto alla scrittura di quelle esterne. Poiché stai scrivendo a persone che lavorano nella tua stessa organizzazione, puoi usare il tuo gergo interno e essere meno sensibile sull'uso delle informazioni riservate.
Crea un piano per la tua proposta. Determina il pubblico a cui affronterai la proposta. Se vuoi che la tua organizzazione introduca un nuovo sistema contabile, per esempio, contatta l'ufficio contabilità, forse l'ufficio del capo contabile. Inoltre, determina lo scopo della tua proposta - l'implementazione di un certo sistema contabile, per esempio. Inoltre, mettiti nei panni dei lettori. Questo ti permetterà di capire meglio come puoi convincere il pubblico che la tua proposta dovrebbe essere accettata.
Inizia a scrivere la proposta. All'inizio, indica esplicitamente e chiaramente lo scopo della tua lettera. Ad esempio, puoi scrivere: "Sto scrivendo questa lettera per chiedere al Dipartimento contabilità di prendere in considerazione l'implementazione del sistema di contabilità ABC".
Descrivi le procedure correnti nella tua organizzazione. Mostra eventuali inefficienze nelle attuali procedure. Ad esempio, l'attuale sistema contabile potrebbe richiedere troppo tempo per funzionare. Inoltre, potrebbe causare errori costosi.
Fornire una breve descrizione delle nuove procedure. Descrivi come sarebbero diversi da quelli vecchi. Innanzitutto, descrivi la tua proposta in poche frasi. Dopodiché, dai il maggior numero di dettagli necessari. Tuttavia, mantenere la lettera di proposta breve e concisa.
Fornire gli argomenti che supportano l'implementazione delle nuove procedure proposte. Elenca chiaramente i benefici che le nuove procedure possono apportare all'organizzazione. I possibili benefici potrebbero includere una maggiore produttività, una migliore qualità dei beni o dei servizi prodotti, un maggiore risparmio di materie prime e un maggiore morale dei dipendenti.
Esegui il backup della proposta con qualsiasi documento, se applicabile. Ad esempio, nuove procedure potrebbero essere state testate altrove all'interno della vostra organizzazione o nel vostro settore. Segna tutti i documenti giustificativi in modo chiaro e indica il loro significato nel testo della lettera proposta.
Fornire dettagli su come le procedure proposte possono essere implementate nella vostra organizzazione. Se si propone di introdurre un nuovo sistema di contabilità, l'implementazione potrebbe essere eseguita in più fasi. Per un po 'di tempo, i sistemi nuovi e vecchi potrebbero essere azionati contemporaneamente. Dopo aver testato il nuovo sistema, è possibile eliminare gradualmente il vecchio sistema.
Chiedi a qualcun altro di leggere la lettera proposta prima di inviarla. Chiedi delle critiche Discutere la proposta e identificare i punti in cui può essere migliorata. Cambia alcune frasi nella proposta per renderla più convincente.
Invia la tua proposta.
Suggerimenti
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Usa un linguaggio semplice. Se hai bisogno di usare determinati termini, dai le loro definizioni, a meno che tu non sia sicuro che la persona che legge la proposta abbia familiarità con loro. Inoltre, dare la preferenza a frasi brevi che sono chiare e al punto.
