Quando si gestisce un'impresa, è fondamentale rispondere ai telefoni in modo professionale e cortese. Il telefono rimane il principale mezzo di comunicazione tra la maggior parte delle aziende e i loro clienti. Se leggi le recensioni generate dai clienti sulle attività commerciali, noterai che i clienti tendono a formare un'opinione generale di un'azienda in base a come sono stati trattati al telefono. I clienti emettono giudizi in base al numero di squilli prima che le loro chiamate ricevano risposta, come vengono salutati al telefono, per quanto tempo vengono messi in attesa e se sono soddisfatti entro la fine della chiamata.
Prendi il telefono prima del terzo squillo. Anche se questo potrebbe non essere possibile ogni volta, questo dovrebbe essere l'obiettivo generale. I clienti lo considerano poco professionale quando le loro chiamate non ricevono risposta prontamente. Anche se non sei in grado di rispondere alla chiamata, almeno saluta il cliente e chiedigli di restare fermo per un momento.
Rispondere al telefono in modo professionale. Per la maggior parte delle aziende, un saluto standard funziona meglio e si consiglia di emettere una politica aziendale universale in cui tutte le chiamate telefoniche vengono soddisfatte allo stesso modo. Usa un semplice saluto che include il nome dell'azienda e ti chiede come puoi aiutare. Ad esempio, potresti dire qualcosa con l'effetto di "Buona sera e grazie per aver chiamato la compagnia XXX. Come posso aiutarti?"
Ascolta attivamente mentre il cliente sta parlando. I clienti sono infastiditi quando non sentono che l'altra persona presta attenzione a loro o viene loro chiesto più volte di ripetere ciò che hanno appena detto. Evita il multitasking mentre sei al telefono e dai al tuo cliente tutta la tua attenzione.
Sorridi mentre stai parlando. Quando sorridi, trovi più piacevole al telefono e i clienti rispondono positivamente a questo. Inoltre, resta sempre piacevole e cortese in ogni momento, anche quando il cliente è irritato e non gradito.
Parla lentamente e chiaramente mentre spieghi le cose al cliente. I clienti non vogliono sentirsi frettolosi, come se stessi cercando di sbrigarseli dal telefono. È particolarmente importante parlare lentamente e chiaramente mentre si spiegano lunghi processi o si stanno superando le politiche aziendali. Vuoi spiegarti a fondo in modo che il cliente comprenda pienamente e non rimanga nessuna domanda persistente.
