Il sistema delle risorse umane (HRS) è un sistema informatico che cattura, archivia e condivide le informazioni relative alle pratiche, alle politiche e alla gestione delle risorse umane in un'organizzazione. È anche noto come sistema di gestione delle risorse umane (HRMS), sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS), sistema di gestione del capitale umano (HCMS) e tecnologia dell'informazione delle risorse umane (HRIT). Un HRS aiuta un'organizzazione a gestire tutti gli aspetti complessi e interconnessi delle risorse umane, inclusa la conformità con le leggi federali e statali sul lavoro.
Struttura HMS
Un HRS automatizza le funzioni cruciali di gestione delle risorse umane, come la gestione dei dipendenti, la compensazione e i benefici e il supporto decisionale. È costituito da una serie di database integrati collegati a unità di elaborazione funzionale, come assunzioni, orari e presenze, retribuzioni, benefici e pensioni, competenze e formazione dei dipendenti. Poiché i database sono integrati, le informazioni di base, come il nome del dipendente, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale, devono essere immesse una sola volta, dopo di che tutte le unità di elaborazione funzionale possono recuperare e utilizzare le informazioni.
Gestione dei dipendenti
L'HRS acquisisce tutte le informazioni sui dipendenti dalla loro domanda iniziale di assunzione alla busta paga finale. Cattura informazioni di identificazione di base, incarichi di lavoro, informazioni sulle prestazioni, tasso di remunerazione, inventario delle competenze dei dipendenti e cronologia dell'allenamento. Le informazioni acquisite nel database di gestione dei dipendenti vengono anche utilizzate per la segnalazione di conformità richiesta per la Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC), come età, sesso, origine nazionale, razza e disabilità.
Risarcimento e vantaggi
Le funzioni di compensazione e benefit HRS raccolgono informazioni sulle ore lavorate e le utilizzano per calcolare gli stipendi, l'ammontare delle imposte federali e statali e altre detrazioni, come l'assicurazione sanitaria ei contributi pensionistici. Il sistema genera buste paga o depositi direttamente nei conti bancari dei dipendenti. Calcola anche le ferie maturate e le assenze per malattia con il periodo di paga e i totali da inizio anno.
Supporto decisionale
Un HRS semplifica le attività di reporting e supporto decisionale generando rapporti standard sulle risorse umane, come retribuzioni, assunzioni e trasferimenti di dipendenti. Queste informazioni vengono utilizzate per gestire l'attività, misurare le prestazioni organizzative e pianificare il futuro. Un HRS consente inoltre agli utenti di generare report speciali per analizzare determinate situazioni e identificare tendenze, come ad esempio un aumento del turnover dei dipendenti in una zona dell'organizzazione.
Condivisione delle informazioni
I sistemi di risorse umane facilitano la condivisione delle informazioni e l'integrazione con altri sistemi aziendali essenziali, tra cui finanza, contabilità e catena di approvvigionamento. Consentono inoltre la condivisione dei dati con terze parti, come rapporti per agenzie di regolamentazione e trasferimenti di dati da e verso gli amministratori delle assicurazioni sanitarie e dei piani di pensionamento.
Dipendente Self-Service
Molti sistemi di risorse umane includono una funzione self-service dei dipendenti che opera attraverso un collegamento intranet: un sito Web sicuro e privato di proprietà dell'azienda. Utilizzando questo sito Web, i dipendenti possono aggiornare le proprie informazioni personali, inserire le ore lavorate, iscriversi alla formazione e consultare le ferie accumulate e le assenze per malattia senza dover contattare un rappresentante delle risorse umane. I dipendenti possono consultare le proprie informazioni dal computer sulla propria scrivania, un computer portatile o da un chiosco di computer situato nello stabilimento o nel magazzino.
