Scrivere una ricevuta a mano potrebbe sembrare antiquato o addirittura pretenzioso, ma i clienti apprezzano il fatto che tu abbia fatto uno sforzo in più per assicurarti di avere un resoconto delle loro spese. Anche le aziende con casse automatizzate a volte subiscono interruzioni di corrente e guasti ai servizi Internet. Invece di perdere affari, puoi scrivere una ricevuta per la vendita di beni a mano se non ti occupi di acquisti di grandi volumi.
Perché fornire ricevute?
Fornire ricevute accurate ha molti vantaggi per i tuoi clienti e tu, il commerciante. La pratica protegge la tua reputazione di commerciante o fornitore di servizi. Il giustificativo di vendita fornito indica al cliente che ha ricevuto tutti i prodotti e i servizi acquistati, al prezzo corretto. La ricevuta documenta anche le preferenze specifiche del cliente. Il monitoraggio delle preferenze e dei modelli di acquisto dei clienti consente di tenere traccia delle scorte e dei piani di rifornimento.
Oltre a mantenere la conformità con IRS e gli standard del settore, fornire ricevute accurate fa anche quanto segue:
- Protegge i tuoi dipendenti da false accuse di pratiche scorrette o disoneste.
- La pratica rende più semplice la risoluzione delle controversie.
- Fornire ricevute aiuta a stabilire le date di inizio e di scadenza della garanzia.
Come scrivere una ricevuta di pagamento
Ai fini dell'IRS, ogni ricevuta di pagamento di spese aziendali deve includere il giorno, il mese e l'anno in cui la transazione ha avuto luogo, un elenco di tutti gli articoli acquistati o servizi forniti e l'importo totale pagato. Gli standard di settore per le aziende impongono di includere anche il nome dell'azienda e le informazioni di contatto insieme al metodo di pagamento utilizzato, sia in contanti, assegno, vaglia postale, carta di credito o trasferimento elettronico di fondi.
Le ricevute sono un requisito legale?
In molti stati, i proprietari devono fornire una ricevuta di affitto per iscritto se l'inquilino ne richiede uno, indipendentemente dal tipo di pagamento utilizzato dall'inquilino. Alcuni stati richiedono solo ricevute per acquisti superiori a un importo specifico in dollari. Anche in una città che non ha tali requisiti legali, tuttavia, la migliore pratica del settore impone di fornire una ricevuta per ogni transazione. Un semplice "vuoi la ricevuta?" rispetta qualsiasi obbligo legale o industriale in quegli stati che non richiedono di fornirli.
Qual è il significato della prova di pagamento?
La prova di pagamento include la ricevuta di acquisto originale, assegni annullati, estratti conto bancari e estratti conto della carta di credito. La pagina di conferma dell'operazione o un'e-mail di conferma può anche costituire una prova di pagamento se include la data, un elenco di tutti gli articoli o servizi acquistati e la specifica forma di pagamento utilizzata per completare l'acquisto.
Come scrivere a mano una ricevuta di pagamento
Se si utilizza un modello di ricevuta o meno, attenersi alla seguente procedura per scrivere una ricevuta conforme:
- Scrivi un numero di ricevuta nell'angolo in alto a destra della ricevuta. Per evitare di dare al cliente lo stesso numero di transazione, inizia con il numero 001 e prosegui da lì. Finché includi anche la data odierna, puoi usare quegli stessi numeri il giorno successivo.
- Scrivi il nome della tua azienda e le informazioni di contatto nell'angolo in alto a sinistra. Includi il tuo numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e sito web, insieme al tuo orario di lavoro. Queste informazioni non solo aiuteranno il cliente a stabilire se l'acquisto è o meno una spesa aziendale, ma il cliente può passare il suo indirizzo e le ore di attività ad amici e familiari.
- Salta una riga e inizia a elencare tutti gli articoli acquistati, insieme a una breve descrizione di ciascuno, e termina con il prezzo di acquisto dell'articolo all'estrema destra.
- Fornisci un prezzo intero totale prima di sottrarre eventuali coupon. Successivamente, prendi qualsiasi sconto e fornisci il nuovo totale. Aggiungi l'imposta sulle vendite. Aggiungere le spese di spedizione e gestione anche se questo non è un acquisto in negozio.
- Infine, scrivi il metodo di pagamento utilizzato e il nome del cliente sull'ultima riga dello scontrino o dove dice "ricevuto da". Dare al cliente una copia e conservare l'altro per i record.
