È difficile tenere traccia di un'azienda mentre cresce. Può diventare ancora più confuso quando si tenta di capire come la struttura è cambiata nel tempo attraverso, ad esempio, le espansioni o le modifiche amministrative. La mappatura dei processi aiuta la gestione a vedere le modifiche attraverso un diagramma. Affinché il diagramma sia accurato, tuttavia, alcune regole devono essere seguite nella costruzione di una mappa dei processi.
Definire i simboli del grafico
Ogni mappa del processo ha una serie di simboli che rappresentano diversi compiti. Prima di iniziare a costruire una mappa di processo, è necessario definire questi simboli. Ad esempio, gli ovali mostrano l'input all'inizio del processo o l'output alla fine del processo. Le caselle o i rettangoli mostrano attività o attività che si svolgono durante il processo. Le frecce mostrano il flusso della direzione e i diamanti mostrano i punti nel processo quando vengono poste domande o è necessaria una decisione. (Per un esempio, vedi Risorse.)
Definire il processo
Determina dove inizia il processo e dove finisce. La mappatura dei processi viene solitamente eseguita quando si cambia il modo in cui le persone svolgono il proprio lavoro, ad esempio aggiungendo un processo automatizzato, quando la propria azienda si sta fondendo con un'altra società, quando si introduce una nuova linea di prodotti e si ha bisogno di capire l'impatto che avrà avere sul personale, compiti e tecnologie, e quando stai cercando di tagliare i costi e migliorare l'efficienza. Determina cosa stai cercando di fare, quando inizia, quando finisce e assegna un nome alla tua mappa di processo di conseguenza.
Elenca i passaggi
I passaggi possono mostrare informazioni sufficienti o un'abbondanza di dettagli. Qualunque percorso tu scelga di prendere, mantieni semplice la dicitura. Scrivi ogni passo nella forma "verb-object" come "action plan".
Crea una sequenza
Usando le note Post-It o le schede, mappare i passaggi da sinistra a destra nella forma di un diagramma. Non preoccuparti di disegnare frecce o figure ancora. Ciò accade una volta che hai un'idea visiva di come sarà la tua mappa.
Disegna il diagramma
Disegnare i simboli in base alle regole che hai già delineato per ogni forma-ovali rappresentano input e output, ad esempio. Dopo che i simboli sono a posto, disegna le frecce. Se una forma richiede più di una freccia, potrebbe essere necessario inserire una decisione diamante in modo che quando si raggiunge quel passaggio, saprete che ci sono alternative che devono essere considerati. Nel disegnare il grafico, utilizzare un approccio al modello di sistema, in cui ogni passo è collegato al passaggio successivo o al risultato di una freccia. Assicurati che il modello sia completo e includa informazioni pertinenti.
