Gli accordi di riservatezza proteggono gli interessi dei datori di lavoro e sono fortemente raccomandati in una serie di occupazioni che richiedono ai dipendenti di mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili e dei dati a cui hanno accesso. È normale che i datori di lavoro richiedano accordi di riservatezza firmati ogni volta che un dipendente inizia un nuovo lavoro o riceve una promozione a un lavoro di livello superiore con un maggiore accesso a materiali riservati. La riservatezza è importante in determinate posizioni e livelli di occupazione in cui il rischio di perdite di informazioni potrebbe causare danni sostanziali alla reputazione e alla redditività dell'organizzazione.
Personale delle risorse umane
Alle persone che lavorano nelle posizioni di risorse umane viene affidata un'enorme quantità di informazioni relative ai candidati al lavoro e ai dipendenti attuali e precedenti. Le informazioni sui dipendenti includono la sicurezza sociale e i documenti di idoneità all'impiego, le informazioni di contatto personali e le informazioni mediche. I reclutatori e gli specialisti del lavoro hanno accesso a dati privati riguardanti la storia del lavoro e del salario dei dipendenti, nonché informazioni sui riferimenti e le informazioni finanziarie del candidato, in aziende in cui sono richiesti controlli di base per l'assunzione.
I gestori di retribuzioni possono essere coinvolti nella pianificazione strategica delle retribuzioni, che dovrebbe essere tenuta sotto controllo. Per mantenere la riservatezza su salari, stipendi e bonus, dovrebbero essere richiesti specialisti di risarcimento e benefici. Nel campo delle risorse umane, è ampiamente accettato che tutti i dipendenti delle risorse umane debbano aderire alle misure di riservatezza. Tuttavia, è richiesto anche un accordo di riservatezza firmato. Dimostra che il membro del personale riconosce e comprende appieno la misura in cui mantenere la riservatezza e le conseguenze per la divulgazione delle informazioni riservate dei dipendenti.
Staff IT
I dipendenti nel settore della tecnologia dell'informazione (IT) sono a conoscenza di fonti di informazione illimitate; pertanto, la riservatezza è un must per i lavoratori IT. In base alla loro posizione all'interno dell'azienda e al livello di competenza tecnica, i lavoratori IT possono accedere ai registri finanziari dell'azienda, ai dati di compensazione e alle unità di sicurezza della rete. È naturale aspettarsi che il personale IT rispetti le regole sulla riservatezza e mantenga la fiducia durante tutto il loro mandato e oltre.
Gli accordi di riservatezza per i dipendenti IT possono essere complessi perché richiedono conoscenze specialistiche del settore. Questi accordi di riservatezza devono includere verbosità che descrivono la natura riservata dei dati, nonché tutti i mezzi attraverso cui i dipendenti IT possono accedere ai dati. Idealmente, un accordo di riservatezza per un dipendente IT è costruito da qualcuno con una conoscenza approfondita del modo in cui i processi IT consentono l'accesso dei dipendenti ai dati e di come modificare e riconfigurare sia i dati che i sistemi.
Executive Staff
Come i dipendenti IT, i dirigenti aziendali hanno accesso alle informazioni in virtù delle loro mansioni lavorative e dell'autorità conferitagli nei loro ruoli all'interno dell'azienda. Un dirigente può richiedere informazioni a un dipendente in qualsiasi dipartimento e riceverlo senza domande. I dirigenti aziendali hanno anche accesso alle informazioni sulla pianificazione strategica e sui cambiamenti organizzativi, motivo per cui molti accordi di lavoro esecutivo contengono una clausola di riservatezza. Una clausola di riservatezza a livello dirigenziale proibisce inoltre ai dirigenti altamente retribuiti e potenti di intraprendere azioni e comportamenti che potrebbero influire sugli standard di business, sulle pratiche e sulla reputazione di un'organizzazione.Per le società quotate in borsa, questo tipo di clausola di riservatezza è particolarmente importante dato l'impatto che una decisione esecutiva potrebbe avere sul valore azionario della società, sul valore e sul successo complessivo.
Staff di Ricerca e Sviluppo
La riservatezza relativa alla ricerca, allo sviluppo del prodotto e ad altre informazioni proprietarie è prevista dai dipendenti e ingegneri di ricerca e sviluppo, nonché dal personale addetto alle vendite e al marketing. Per alcuni datori di lavoro, il successo dell'organizzazione si basa sulla capacità di lanciare nuovi prodotti e servizi prima che un concorrente possa raggiungere il mercato desiderato. Gli accordi di riservatezza per il personale in posizioni direttamente o indirettamente collegate alla concorrenza commerciale proteggono i beni aziendali. Scoraggiano inoltre i dipendenti dal lavorare su progetti clandestini o dalla collaborazione con i concorrenti per guadagno personale.
