Sia che tu sia nominato presidente di raccolta fondi per un'organizzazione o decida di agire da solo, pianificare un evento di raccolta fondi di successo richiede una preparazione approfondita. Un evento di una cena misteriosa è un'alternativa eccitante alla tradizionale raccolta di fondi per cene nere. Una troupe di recitazione esegue un gioco misterioso mentre gli ospiti godono di un pasto preparato. Di solito, gli attori interagiscono con il pubblico, invitandoli a provare a risolvere il mistero. Come organizzatore, avrai la soddisfazione non solo di raccogliere fondi per la tua organizzazione, ma anche di ospitare un evento memorabile per i tuoi ospiti.
Arruolare l'aiuto di altre persone nell'organizzazione. Per un evento medio-grande, probabilmente dovrai delegare alcune attività per raggiungere tutti i tuoi obiettivi. Avrai bisogno di persone che possano aiutarti a organizzare il catering, l'intrattenimento e gli aspetti finanziari dell'evento. Se hai abbastanza volontari, potresti voler formare comitati assegnati a vari compiti.
Stabilire obiettivi di raccolta fondi. Calcola quanti soldi vuoi aumentare per l'organizzazione e aggiungi il costo dell'hosting dell'evento. Il tuo budget dovrebbe includere il prezzo del luogo, la pubblicità, le decorazioni, i servizi di catering, la compagnia di recitazione e la pulizia. Tenere registri di tutti gli aspetti finanziari dell'evento a fini fiscali.
Imposta una data per l'evento e pianifica le riunioni con altri volontari o comitati. Queste riunioni serviranno da verifica dei progressi e possono aiutare a prevenire problemi e conflitti durante il processo di pianificazione. Discutere i piani di backup in caso di potenziali problemi, come gli attori che non si presentano.
Prenota un luogo. Lo spazio deve ospitare una zona pranzo, un'area di sosta e una cucina per i ristoratori. Molte sedi della comunità si riempiono velocemente, quindi prenota un luogo non appena imposti una data per la tua cena misteriosa.
Assumere una compagnia di recitazione e società di catering. Avrai bisogno di una troupe specializzata in spettacoli misteriosi o che abbia esperienza con spettacoli di cene misteriose. Quando assumi un ristoratore, cercane uno specializzato in cene di raccolta fondi e offre opzioni nel tuo budget.
Imposta i prezzi dei biglietti in base al costo di hosting dell'evento. Dovrai calcolare un costo per capo. Ad esempio, se il costo del catering è di $ 10 a persona e il costo della troupe recitazione è di $ 10 a persona, il costo per persona è di circa $ 20. La maggior parte delle organizzazioni imposta il prezzo del biglietto al doppio del costo per persona, quindi in questo esempio i biglietti per l'evento sarebbero $ 40.
Pubblicizza il tuo evento. Crea un sito web e indirizza le persone al sito per ulteriori informazioni su tutti i materiali pubblicitari. Il sito web dovrebbe contenere informazioni su data, ora, posizione e costo del biglietto, nonché informazioni sulla vostra organizzazione e su come verranno utilizzati i fondi raccolti.
Suggerimenti
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Idee pubblicitarie poco costose includono siti di social network, volantini e manifesti. Alcuni giornali e stazioni radio consentono alle organizzazioni senza scopo di lucro di pubblicizzare i loro eventi gratuitamente.
