I conti di compensazione del libro paga sono un modo utile per le aziende di gestire il loro processo di gestione stipendi. Le grandi aziende possono automatizzare il loro processo di controllo delle buste paga utilizzando un PCA e un deposito diretto, consentendo meno tempo per i controlli di cancellare dal proprio conto bancario. Gli APC proteggono inoltre l'integrità del conto bancario principale di un'azienda.
Definizione
Un conto di compensazione delle buste paga è un conto bancario a saldo zero utilizzato dalle aziende per eliminare i controlli sui salari per i dipendenti. Un PCA è popolare tra le grandi aziende che hanno migliaia di assegni dei dipendenti incassati ogni periodo di paga. Il PCA tiene i contanti separati dal normale conto bancario della società e aiuta a proteggere la società dall'avere il suo conto operativo giornaliero compromesso dagli estranei. Aiuta anche a mantenere l'integrità con il sistema di deposito diretto che è standard con la maggior parte delle aziende.
Processo del libro paga
Una volta che gli importi del libro paga sono stati approvati su carta, viene effettuato un trasferimento dal conto bancario principale della società alla PCA. Questa transazione di solito avviene da alcuni giorni ad una settimana prima della prossima data di pagamento. Se la società utilizza il deposito diretto, i trasferimenti saranno effettuati dalla PCA ai conti bancari dei dipendenti in un momento specifico della data di pagamento. Se la società emette assegni cartacei, questi si ripercuotono sull'equilibrio PCA fino a quando non raggiunge lo zero e tutti gli assegni sono stati incassati.
Revisione dell'account
La maggior parte delle volte il processo di gestione stipendi della PCA funziona in modo uniforme per la compensazione dei controlli sulle buste paga. Eventuali eccezioni porteranno a una revisione dell'account dell'APC e dei controlli salariali in sospeso. I datori di lavoro con deposito diretto riceveranno un rapporto di eccezione dalla loro banca per quanto riguarda gli stipendi dei dipendenti non depositati a causa di un errore. Per i controlli cartacei, è un po 'più difficile per i datori di lavoro scoprire quali impiegati non hanno incassato i loro assegni. Stampare un estratto conto online e riconciliare l'account è l'opzione migliore per questo scenario.
vantaggi
La compensazione delle buste paga PCA può avere alcuni forti vantaggi per le aziende. Il più importante è che impedisce l'accesso indesiderato al conto bancario principale della società. Se il PCA è compromesso, può essere chiuso e un altro impostato con un numero di conto diverso. Un altro buon vantaggio è che aiuta nel processo di deposito diretto per le grandi aziende. Gli estratti conto bancari e i report possono essere generati dall'APC senza molte transazioni non necessarie derivanti dalle operazioni quotidiane incluse.
svantaggi
La compensazione delle buste paga PCA potrebbe non essere adatta alle piccole e medie imprese che hanno meno dipendenti. Se la società pubblica i salari utilizzando i controlli in tempo reale, il tracciamento del saldo rimanente nella PCA può richiedere molto tempo. Alcune aziende mantengono il saldo delle retribuzioni solo nell'APC per alcuni giorni; i dipendenti che tentano di incassare assegni dopo tale data non saranno in grado di farlo. Ciò crea più lavoro per l'ufficio contabilità riemettendo assegni per periodi di retribuzione precedenti.
