Che si tratti di una riunione di un dipendente o di una persona che coinvolge manager, impiegati, amministratori delegati e investitori, qualcuno deve essere presente per registrare la riunione e condividere le informazioni con altre persone che non erano presenti. E poiché i ricordi possono essere brevi, i verbali delle riunioni servono anche da promemoria per i presenti sui temi discussi, sulle decisioni prese e sulle azioni che le persone dovrebbero intraprendere. Poiché i minuti servono da guida per futuri rapporti commerciali, è importante essere organizzati e includere le informazioni giuste. Ciò inizia con strumenti affidabili.
Scegli i tuoi strumenti
Quando si tratta di scegliere strumenti, seleziona quelli che funzionano meglio per te e ti permetteranno di rimanere aggiornato su ciò che sta accadendo alla riunione e prendere appunti coerenti. Per alcune persone, questo è un laptop o un tablet; per gli altri, è un quaderno e una penna. Avere un dispositivo di registrazione come un registratore vocale o uno smartphone con un'app di registrazione può anche aiutarti a rivedere la riunione più tardi. Se utilizzi uno smartphone, un tablet o un computer, disattiva tutti i suoni, i giochi o le applicazioni per social media in modo da non essere disturbato durante la riunione. Questi strumenti possono aiutarti a prendere appunti più velocemente, ma devi sempre avere un taccuino e alcune penne o matite a portata di mano come backup.
Usa un modello
Sviluppare un modello può aiutarti a farti risparmiare tempo, dal momento che non dovrai spendere momenti preziosi durante l'incontro per scrivere gli argomenti discussi. I programmi per computer, incluso Microsoft Office, offrono modelli di riunioni di lavoro che è possibile utilizzare oppure è possibile sviluppare il proprio documento vuoto utilizzando l'ordine del giorno che si riceve prima della riunione. Questi modelli hanno in genere sezioni che includono "Partecipanti", "Elementi azione", "Nuova impresa" e così via, ma chiedi al tuo datore di lavoro se sono necessari altri articoli, come i nomi degli azionisti presenti, i nomi di ospiti e la sede dell'incontro. Nella parte superiore di ogni sezione, crea una piccola scatola con la parola "Tempo" al suo interno, in modo da poter annotare il tempo in cui la sezione è iniziata. Su un computer, salva il modello in Word o in un altro formato modificabile, lasciando alcuni spazi in ogni sezione. Se stai creando un modello da stampare e poi compilare a mano, lascia ampio spazio in ogni sezione. Quando scrivi le note in fretta, spesso scrivi di più e occupi più spazio di quello che avresti se avessi più tempo.
Cosa includere e cosa lasciare fuori
Lo scopo di prendere minuti in una riunione non è quello di registrare ogni singola cosa che le persone discutono, ma invece di registrare le cose accadute, suggerisce "Le regole dell'ordine di Robert", un breve libro che descrive come gestire le riunioni parlamentari. Questo libro è spesso utilizzato da organizzazioni non profit e aziende come guida per la gestione di riunioni. In termini di note di riunione, non sprecare il tuo tempo scrivendo ogni argomento che qualcuno ha fatto a favore o contro una determinata azione di business, per esempio. Quando qualcuno fa una mozione, per esempio, annota la formulazione esatta della mozione, chi l'ha fatta e i risultati finali del voto. Tuttavia, non è necessario scrivere i commenti di tutti a favore o contro la mozione. Quando qualcuno fa un rapporto, annota chi ha fatto il rapporto, il nome del rapporto, un breve riassunto del rapporto e l'azione intrapresa. E dal momento che stai prendendo "minuti", scrivi anche il tempo in cui è stata presa la decisione, così come il tempo che le persone hanno iniziato a discutere dell'articolo.
Sviluppare una stenografia
Anche se non stai scrivendo ogni singola cosa che è accaduta, a volte l'azione nella riunione potrebbe andare più veloce di quanto tu possa tenere il passo. Quando ciò accade, usa la tua stenografia. Ad esempio, potresti usare abbreviazioni di parole commerciali comuni, come "mgmt" per la gestione o "prod" per prodotto o produttività. Utilizzare le iniziali per le persone coinvolte nella riunione, ad esempio "JS" per John Smith. Simboli come un punto interrogativo possono anche essere abbreviazioni di "domanda". Ad esempio, potresti scrivere "JS?" per indicare che John Smith ha fatto una domanda. Sviluppa la tua stenografia e poi tradurla in termini che tutti possono comprendere prima di pubblicare le note della riunione.
