L'elaborazione delle buste paga è un compito dettagliato che richiede solide competenze matematiche e di risoluzione dei problemi. Il datore di lavoro o il personale del libro paga devono assicurarsi che gli stipendi di tutti i dipendenti siano esatti e puntuali. In molti casi devono interagire con manager e supervisori per garantire che tutti all'interno dell'azienda capiscano le procedure di elaborazione delle buste paga. Per svolgere in modo efficiente i loro compiti, il personale del libro paga dovrebbe ideare un sistema di gestione stipendi razionalizzato, che include la documentazione delle informazioni critiche sui salari.
Documentare le procedure del libro paga
Documenta le procedure di orologio e tempi. Molte aziende con dipendenti orari richiedono loro di dare un pugno a un orologio; altri richiedono loro di completare un time card. I dipendenti che ricevono i salari orari sono basati sulle loro ore rappresentate sulle loro carte del tempo; pertanto, qualsiasi modifica dell'orologio o della scheda di tempo che viene implementata, deve essere segnalata per iscritto a tutti i dipendenti. È possibile inviare un promemoria ai responsabili / supervisori oppure consegnare loro una versione stampata delle modifiche. I dirigenti / supervisori sono responsabili di trasmettere eventuali modifiche necessarie ai propri dipendenti.
Stampa un calendario annuale dei salari. Prima della fine di ogni anno, controlla attentamente le date del prossimo anno per determinare in quali date si verificherà l'elaborazione del libro paga. Prendi nota delle festività bancarie, delle festività pubbliche e di qualsiasi altra festività aziendale. Usa colori diversi per evidenziare le date di invio per le modifiche della scheda di tempo e del libro paga e le date di pagamento effettive. Una società di stampa professionale può aiutarti a stampare questi calendari. Distribuire il calendario dei salari a tutti i gestori / supervisori.
Conserva un opuscolo per l'elaborazione di paghe standard per il reparto paghe. L'opuscolo dovrebbe includere tutte le fasi di elaborazione della busta paga. Ad esempio, se la tua azienda ha un programma di retribuzione bisettimanale, formula l'opuscolo in modo che indichi esattamente come l'elaborazione del libro paga bisettimanale si verifica dall'inizio del periodo di retribuzione fino alla fine. Questo passaggio è particolarmente efficace quando si allena un nuovo staff dei salari.
Includi il processo di gestione dei rapporti e dei controlli nel libretto di elaborazione delle buste paga. Dopo la stampa degli assegni o la trasmissione del file di deposito diretto alla banca, il processo di gestione stipendi non è ancora completo. Documenta questi passaggi, come la stampa e l'archiviazione dei registri dei libri paga e dei rapporti fiscali, e i nomi delle persone a cui consegnerai gli stipendi / stub. Poiché le informazioni cambiano nel tempo, aggiorna l'opuscolo e assicurati che tutti gli utenti del reparto paghe ne abbiano una copia.
Assicurarsi che ogni membro del personale del libro paga capisca il proprio ruolo. Documenta e dai loro una copia delle loro mansioni specifiche per garantire che durante l'elaborazione delle buste paga siano consapevoli delle loro responsabilità.
