I proprietari di affari devono essere meticolosi con ogni aspetto del loro sforzo. Gli imprenditori sciatti o pigri perdono tempo e denaro per smistare; inoltre, se i registri aziendali e i sistemi di contabilità non sono accurati, il proprietario potrebbe essere accusato di violazione delle leggi statali e federali sul lavoro. Uno di questi sistemi che deve essere preciso è il sistema delle buste paga.
Generare rapporti annuali accurati per il reddito degli impiegati
Un sistema di gestione stipendi deve essere in grado di conservare e generare rapporti accurati sul reddito dei dipendenti. Dal punto di vista dell'imprenditore, la possibilità di generare rendiconti finanziari da inizio anno rende un po 'più semplice l'applicazione delle imposte sul reddito: l'importo utilizzato per calcolare le detrazioni fiscali per le spese professionali relative ai dipendenti (in particolare il reddito del dipendente) può essere facilmente accessibile. Dal punto di vista di un dipendente, essere in grado di chiedere al datore di lavoro una registrazione delle sue entrate potrebbe essere fondamentale per ottenere prestiti o assistenza statale (come disabilità o indennità di disoccupazione).
Genera buste paga e buste paga
Un obiettivo altrettanto importante di qualsiasi sistema di gestione stipendi è quello di generare buste paga e buste paga. L'informatizzazione di questa attività consente di risparmiare tempo e denaro ai gestori e ai titolari di attività commerciali; piuttosto che rivedere manualmente le schede di tempo e calcolare un importo di controllo in base alle ore lavorate, il sistema di gestione stipendi dovrebbe essere progettato per calcolare automaticamente queste cifre. I dipendenti apprezzano anche un sistema di paghe tempestivo: riduce l'ansia di ricevere gli assegni in tempo e l'ansia di ricevere un assegno per l'importo sbagliato.
Aiutare i proprietari a rispettare le leggi sul lavoro
Un sistema di buste paga deve rendere più semplice il rispetto delle leggi statali e federali sul lavoro, mentre allo stesso tempo aiuta il proprietario a ridurre i costi generali. Ad esempio, la legge federale impone ai dipendenti di essere retribuiti gli straordinari se lavorano oltre 40 ore in una settimana lavorativa.
Un sistema di gestione stipendi deve tener conto automaticamente della retribuzione per lavoro straordinario. Questo aiuta i datori di lavoro a rispettare la legge quando arriva il momento di pagare gli straordinari. Inoltre, poiché un datore di lavoro può utilizzare il sistema per verificare il numero di ore di lavoro di un dipendente, il datore di lavoro può modificare gli orari per evitare di pagare straordinari supplementari (aiutando così il datore di lavoro a mantenere i costi inferiori).
Inoltre, un sistema di buste paga dovrebbe essere in grado di stampare moduli fiscali e altre figure richieste dallo stato (come gli importi FICA) per rendere più semplice il rispetto delle leggi sul lavoro.
