Un dipendente in partenza può causare un certo numero di mal di testa per un business, tra cui un'interruzione nel servizio clienti, defezioni dei clienti e una perdita di vendite. Usare una lettera di annuncio per avvisare i clienti della partenza del dipendente può essere una strategia di relazioni pubbliche proattiva e positiva per aiutarti a trasformare un potenziale limone in una limonata.
Imposta i tuoi obiettivi per la lettera
Decidi perché vuoi o devi contattare i tuoi clienti per informarli sulla partenza di un membro dello staff. Utilizza un elenco puntato per aiutarti a personalizzare lettere diverse in base alle diverse esigenze dei clienti che verranno contattati. Ad esempio, potrebbe essere necessario rassicurare alcuni clienti che non ci saranno interruzioni nelle loro consegne o nel servizio clienti. Potrebbe essere necessario lasciare che altri clienti sappiano di avere un nuovo contatto presso la tua azienda, chi sarà quella persona e che il nuovo rappresentante li chiamerà. Potresti voler parlare di voci, informare i clienti che il dipendente in partenza ha una clausola di non concorrenza che intendi far valere, o che il dipendente sta andando in buone condizioni.
Parla con il Dipendente
Incontro con il dipendente per discutere del piano per contattare i clienti. Chiedere al dipendente suggerimenti per comunicare con clienti specifici, in base alle sue relazioni con essi, alla conoscenza della loro storia e dei loro bisogni e ai pensieri sulle loro potenziali preoccupazioni. Chiedi al dipendente se gli piacerebbe sapere il motivo della sua partenza o se dovresti lasciarlo fuori dalla lettera. Anche se ti stai separando da un dipendente in cattive condizioni, nessuno di voi dovrebbe bruciare ponti e danneggiare la reputazione di nessuno sul mercato.
Decidi i destinatari
Scrivi un elenco dei destinatari della lettera, in modo da poter adattare il contenuto a ciascuno di essi. Documenta i motivi per cui stai scrivendo ogni cliente accanto al nome del cliente e prendi nota di qualsiasi contenuto specifico che desideri includere o omettere nella lettera di quel cliente.
Scrivi la prima bozza
Scrivi la prima bozza della lettera, indirizzando il cliente per nome. Inizia offrendo una rassicurazione, ad esempio "XYZ Co. è sempre stata orgogliosa della nostra capacità di fornire un eccellente servizio clienti tramite il nostro personale qualificato e professionale." Quindi, avvisare il cliente che il dipendente sta per partire e, perché, se si dispone di deciso di includere tali informazioni. Affrontare eventuali dubbi che il cliente potrebbe avere e dire come li affronterai. Introduci il nuovo contatto del cliente e le sue informazioni di contatto e assicurati di includere eventuali date di transizione applicabili. Aggiungi un postscript che richiama qualsiasi informazione importante che desideri evidenziare, ad esempio il fatto che il nuovo contatto chiamerà per presentarsi questa settimana. Termina con un invito al cliente a contattarti personalmente se il cliente ha delle domande.
Finalizza la lettera
Chiedete ai vostri key manager e ai nuovi contatti di ogni cliente di rivedere la bozza delle diverse lettere che create per sollecitare l'input. Una volta che hai ricevuto input sulla prima bozza della tua lettera cliente, crea le copie finali. Lascia che i membri dello staff appropriati vedano la bozza finale prima che sia firmata e distribuita.
