Dire addio non è mai facile, che si tratti di una relazione personale o professionale che stai lasciando. Ma quando ti stai separando dai tuoi clienti, qualunque sia la ragione, è importante essere intenzionali, trasparenti e pieni di tatto quando condividi le notizie. I tuoi clienti hanno svolto un ruolo importante nel tuo business e tu dovresti trattarli come tali.
Crea una lettera significativa
Scrivere lettere d'addio ai clienti non deve essere complicato. Ma deve essere fatto in modo tempestivo. Molti di noi si precipitano attraverso le finali per paura delle emozioni che si presentano o sono mal pianificate o saltate del tutto mentre andiamo avanti nella nostra stessa direzione. Non deve essere così. Segna l'occasione e onora il ruolo che i tuoi clienti hanno avuto nel tuo business.
Conosci il tuo lettore
Può sembrare ovvio, ma è importante essere chiari sul motivo della corrispondenza con i clienti. Stai andando fuori mercato? Stai andando in pensione? O stai eliminando i clienti "problematici" dalla tua azienda? Hai un rapporto più formale con i tuoi clienti o è più casuale? Essere chiari su chi è indirizzata la lettera e il vostro rapporto con loro vi aiuterà a determinare come scrivere con i problemi di indirizzamento vocali appropriati a portata di mano.
Ad esempio, se stai scrivendo lettere di addio a un gruppo di clienti indesiderati, puoi usare quello che viene chiamato l'approccio del capro espiatorio, che dice al tuo
Sii conciso, ma caldo
Le probabilità sono, qualunque sia la ragione, la tua lettera avrà un impatto sui tuoi clienti. Quando scrivi la tua lettera, pensa al tuo messaggio. Usa un linguaggio chiaro e conciso ma usa un tono amichevole e accessibile. Stai trasmettendo informazioni al tuo cliente ed è importante essere il più sintetico possibile. Non sono necessarie lunghe spiegazioni con i dettagli;
Non seppellire le notizie
Nelle relazioni professionali, il primo paragrafo della lettera del cliente addio deve indicare chiaramente che il rapporto con il cliente è stato risolto, la tempistica e lo stato dei servizi concordati in qualsiasi contratto o accordo precedentemente emesso. In questo modo, si imposta il tono e si rende chiara la corrispondenza. Cercare di ricoprire di zucchero il termine o seppellire le cattive notizie sarà solo fonte di confusione per il cliente.
Prepara i tuoi clienti per il cambiamento
Nei casi in cui stai salutando i tuoi clienti perché lasci la compagnia, chiarisci cosa succede dopo. I clienti dovrebbero avere una buona comprensione entro la fine della lettera perché stai lasciando, la tua tempistica e cosa possono aspettarsi. Includere sempre un modo in cui il cliente può contattare la propria azienda e fargli sapere i passaggi successivi.
Scrivere una lettera di addio al tuo cliente non deve essere un'esperienza negativa. In effetti, può aumentare la tua credibilità e professionalità. Mantenerlo semplice, conciso e chiaro e le probabilità sono, le tue azioni saranno apprezzate.
