Nel mondo della contabilità, le transazioni di entrate e uscite vengono registrate utilizzando uno specifico processo impostato per tracciare e classificare ogni transazione per un facile richiamo in un secondo momento. I contabili registrano le transazioni continuamente e ogni mese deve essere in grado di ordinare e classificare questi dati in un formato che produca una serie di rendiconti finanziari, inclusi il conto economico e il bilancio della società. Ogni pezzo di una determinata transazione finanziaria viene registrato negli account che utilizzano identificatori chiamati codici di contabilità generale.
Suggerimenti
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Le aziende utilizzano spesso i codici di contabilità generale (GL) per classificare i dati contabili in diversi modi. Questi codici consentono alla società di ordinare i dati delle transazioni in modo che possa produrre diversi rapporti contabili diversi e offre la possibilità di analizzare le transazioni contabili della società in una varietà di modi utili.
Cos'è un codice GL?
Le aziende utilizzano spesso i codici di contabilità generale (GL) per classificare i dati contabili in diversi modi. I codici possono variare da una semplice stringa di tre cifre a un codice con più parti, ciascuno dei quali designa un classificatore come un numero sussidiario, un'unità aziendale, un dipartimento o altra categorizzazione.
Questi codici consentono alla società di ordinare i dati delle transazioni in modo che possa produrre diversi rapporti contabili diversi e offre la possibilità di analizzare le transazioni contabili della società in una varietà di modi utili.
Questi conti codice GL sono impostati in un ordine specifico, definito dal principio della contabilità a partita doppia. I codici GL vanno in ordine da attività come denaro, crediti, inventario e attrezzature, a passività e patrimonio netto. Il numero di account in questa sezione potrebbe arrivare a cinque, fino a 100 o più, a seconda della complessità dell'azienda.
L'elenco dei conti GL comprende anche i conti che compongono il conto economico, dai conti delle entrate e degli altri redditi alle spese operative e ai conti delle spese non operative, come gli interessi passivi.
Il libro mastro generale
La contabilità generale di un'azienda funge da record principale per tutte le transazioni finanziarie. Il GL può includere sub-ledgers, ad esempio, per conservare i record per unità di business, che si combinano tutti nella contabilità generale. Tutte queste informazioni diventano quindi la base per i rendiconti finanziari della società.
Il GL memorizza i dettagli su ciascuna transazione contabile. Questa informazione è utile quando, alcuni anni dopo, un contabile deve ricordare perché l'azienda ha speso una quantità insolitamente grande di denaro per le forniture d'ufficio un mese, o una società paga una fattura due volte per errore e ha bisogno di scavare nei dettagli di pagamento per risolvere il problema. Gli addetti alla contabilità spesso prendono appunti nel sistema informatico quando effettuano transazioni di registrazione a giornale sul GL per riferimenti futuri.
Quali sono le voci nella contabilità generale?
Le voci della contabilità generale sono transazioni registrate che una società fa coinvolgere denaro. Di solito queste transazioni vengono trasformate in una rivista contabile e queste informazioni vengono riepilogate e pubblicate nella contabilità generale.
Ad esempio, quando una società acquista forniture per ufficio, registra la liquidità in uscita effettuando una registrazione a giornale di credito sul conto di bilancio, una registrazione a debito per aumentare il conto attività di forniture per ufficio e una registrazione a debito al conto spese dell'ufficio, che mostrerà sul suo conto economico.
Dopo aver completato queste voci del diario, il contabile le invia alla contabilità generale per completare la procedura di registrazione. Molti sistemi di contabilità computerizzata mantengono trasparente il processo di registrazione a giornale in modo che tutte le transazioni vengano effettuate direttamente nella contabilità generale.
Il piano dei conti
I conti GL aderiscono a uno specifico ordine e struttura, chiamato il piano dei conti che consente di verificare determinati tipi di errori e di produrre rendiconti finanziari coerenti e ordinati. Le aziende utilizzano in genere contabilità a partita doppia quando registrano su un registro generale e devono utilizzare compensi e crediti per registrare ogni voce.
L'elenco principale dei codici di conto GL o piano dei conti elenca tutti i conti di bilancio, quindi tutti i conti di conto economico. I ragionieri possono quindi eseguire un rapporto chiamato un bilancio di prova, che mostra ogni account GL e il suo saldo corrispondente. Poiché ogni transazione deve avere almeno una voce di debito e credito che si compensano direttamente l'una con l'altra, il rapporto sul bilancio di verifica dovrebbe mostrare che la somma di tutti i conti è pari a zero. In caso contrario, un addebito o un credito potrebbero mancare o essere erroneamente registrati.
