Le procedure d'ufficio sono lo standard accettato per fare affari all'interno di un posto di lavoro specifico. Tali standard possono variare a seconda del settore, del carico di lavoro, della posizione geografica, della professionalità dell'ufficio o delle dimensioni dell'azienda. Ad esempio, le procedure d'ufficio in uno studio medico, dentistico o legale saranno molto diverse da quelle di un'impresa di costruzione, vendita al dettaglio o importazione. Tuttavia, ci sono alcune "norme" per le procedure d'ufficio in tutti i settori.
Procedure telefoniche
Tutti gli uffici richiedono maniere telefoniche professionali e cortesi. Rispondere prontamente al telefono, parlare in modo chiaro e cortese e non lasciare mai il chiamante in attesa per più di qualche secondo senza tornare alla chiamata, anche se tutto ciò che viene detto è "Sto ancora lavorando alla tua richiesta".
Prendere messaggi per i lavoratori che sono fuori ufficio o non disponibili. Registrare chiaramente il nome, la data, l'ora e il numero di telefono del chiamante, insieme allo scopo della chiamata, se specificato. Quando è installato un sistema di posta vocale, chiedi al chiamante se desidera lasciare un messaggio vocale e poi trasferirlo al sistema di posta vocale. È scortese trasferire una chiamata senza informare il chiamante prima del trasferimento.
Gestione dei record
Le specifiche per la gestione dei record variano molto da un ufficio all'altro, ma i dettagli di tutte le operazioni aziendali devono essere mantenuti in modo ordinato e professionale. Conservare copie di tutte le ricevute, fatture, estratti conto, ordini di lavoro, proposte, stime di lavoro, corrispondenza, relazioni e altri documenti prodotti dalla società.
Creare file per ogni fornitore, account cliente, vendita o progetto, in base alle specifiche dell'azienda. Contrassegna chiaramente tutte le cartelle e archiviale in una posizione facilmente accessibile dove possono essere recuperate rapidamente quando necessario. Questi sono i requisiti per una corretta gestione di qualsiasi azienda, indipendentemente dall'industria.
Gestione e distribuzione della posta
La gestione della posta in entrata e in uscita varia a seconda dell'ufficio, ma tratta tutta la posta come corrispondenza importante e la gestisci prontamente, in particolare la corrispondenza con clienti e clienti.
Aprire e indirizzare la posta al dipartimento o al dipendente appropriato, in base alle specifiche procedure aziendali. Mai aprire la posta stampata "personale". Se la posta in arrivo deve essere aperta prima della distribuzione, inserire la busta sul retro della corrispondenza nel caso in cui sia necessario un indirizzo o le informazioni del mittente.
Pesare la posta in uscita, se necessario, e applicare la quantità corretta di affrancatura nell'angolo in alto a destra. Se la posta viene ritirata da un corriere, collocarla nella posizione di partenza corretta per il ritiro. Se viene portato all'ufficio postale locale, mettere tutte le lettere in una scatola per un facile trasporto. Tape tutti i pacchetti in modo sicuro e etichettarli chiaramente per una corretta consegna.
Computer e tecnologia
Garantire che i dati del computer siano adeguatamente protetti è importante per l'ufficio di oggi che fa molto affidamento su tali informazioni. Esercitare procedure di sicurezza di base per salvaguardare i file e l'hardware del computer.
Per proteggere documenti e software, creare un backup giornaliero di tutti i file del computer su un sito Internet che offre tale servizio o su un'unità flash o disco Zip separata. Prestare attenzione quando si scaricano file e software da Internet. Mantenere una programmazione di protezione antivirus in esecuzione ogni volta che viene acceso un computer e mantenere aggiornato il database dei virus poiché le nuove minacce si verificano continuamente.
Proteggi l'hardware con un dispositivo di protezione dalle sovratensioni potente e affidabile. Spegni i computer di notte quando nessuno li sta utilizzando e scollega i componenti elettronici durante i temporali.
