Un manuale di norme e procedure è un documento scritto che descrive in dettaglio le regole di un'organizzazione e i modi specifici in cui deve essere eseguito. Questo copre tutto, dalle prospettive generali dell'organizzazione ai dettagli su come elaborare la posta in arrivo. Alcune idee di base per un manuale di policy e procedure renderanno un manuale più utile per i dipendenti.
Raccogli feedback dai reparti
Prima di scrivere un manuale formale per un'organizzazione, dovresti ricevere feedback da tutti i diversi dipartimenti riguardo alle loro politiche e procedure. Anche se non esiste un manuale formale sulle procedure e le politiche, i dipartimenti hanno probabilmente una propria politica informale, promemoria e guide sparse. Un manuale di policy e procedure, a meno che non venga scritto per una nuova azienda o organizzazione, dovrebbe tenere conto di come il reparto è già stato eseguito. L'introduzione di politiche e procedure completamente nuove potrebbe potenzialmente rallentare le produzioni a causa della curva di apprendimento. Invece, pensa al manuale delle procedure e delle politiche come a un luogo in cui consolidare tutte le politiche e le procedure informali in un unico posto per evitare confusione.
Tuttavia, questa non è una regola assoluta. Uno dei vantaggi di scrivere una politica e un manuale delle procedure è che ti dà la possibilità di rivedere l'efficacia del lavoro di un'organizzazione. Quando scrivi il manuale, parla con i dirigenti e i dipendenti dei diversi dipartimenti per vedere se una qualsiasi delle politiche e delle procedure con cui si lavora attualmente sono scomode, difficili o incoerenti. In tal caso, potresti voler tenere una riunione per discutere modi più efficienti di lavoro prima di completare il manuale.
Distinguere tra politica e procedura
Le politiche includono regole generali che descrivono cosa può o non può essere fatto e questo va dal filosofico allo specifico. Ad esempio, una politica può essere "siamo ecologici" o "inviare tutte le richieste di ammissione al Dipartimento di ammissione". Le procedure descrivono i processi graduali per attuare una politica. Quando si crea un manuale di norme e procedure, distinguere tra i due facendo le intestazioni delle politiche e le procedure di ogni sottotitolo o elenco di politiche. Ciò consentirà al manuale di essere rapidamente navigato dai dipendenti che desiderano trovare informazioni specifiche su come una politica dovrebbe essere eseguita.
Sii chiaro e specifico
Quando si scrive un manuale di norme e procedure, potrebbe essere necessario rivedere frequentemente il proprio lavoro per ritagliare espressioni gergali, complesse e istruzioni vaghe. Cerca di mantenere le frasi a 15 parole o meno. Evita i run-on o le frasi che potrebbero essere interpretate in più di un modo. Invece di dare istruzioni come "elaborare tutte le fatture e inviare un modulo al manager", descrivere le procedure per l'elaborazione delle fatture e fornire il nome del modulo specifico da inviare al gestore.
Potresti desiderare che uno o più dipendenti esaminino il manuale delle norme e delle procedure per verificare eventuali parti che hanno difficoltà a comprendere.
Rivedi e aggiorna regolarmente
Un manuale di policy e procedure è un documento vivente. Per mantenerlo utile, rivederlo e aggiornarlo regolarmente se necessario. Tenere una riunione una volta all'anno per vedere se è necessario apportare modifiche al manuale delle procedure e delle politiche. Ciò include nuovi modi di lavorare, una riformulazione di paragrafi difficili o confusi e il brainstorming di modi per rendere più utile il manuale, ad esempio aggiungendo ulteriori informazioni o codifica a colori di diversi capitoli.
Evita di inserire nella politica informazioni riservate come nomi di contatti, numeri di telefono individuali e URL del sito web. Invece di fare riferimento a persone o titoli specifici nel manuale, fare riferimento ai nomi dei dipartimenti. Ciò contribuirà a garantire che la politica e il manuale delle procedure rimangano rilevanti più a lungo.
