Le procedure d'ufficio sono importanti se si vuole eseguire le cose senza problemi in un ambiente professionale, sia che si tratti di uno studio legale, di uno studio medico o di una struttura governativa. È importante avere una procedura scritta visibile Ogni ufficio dovrebbe avere una serie scritta di procedure sviluppate dal supervisore e dal responsabile dell'ufficio visibili nel front office.
Quali procedure d'ufficio dovrebbero essere stipulate
L'orario d'ufficio dovrebbe essere la prima cosa menzionata e tutti i dipendenti dovrebbero essere al lavoro puntuali e preparati per la giornata. Se un cliente arriva in ufficio e nessuno è presente, è probabile che abbia una visione negativa dell'attività e che non possa mai tornare. Inoltre, l'ufficio dovrebbe essere ordinato, pulito e ben fornito. Assicurati che siano disponibili un roster e penne per il check-in per consentire ai clienti di accedere e, se possibile, preparare caffè e acqua. Le prime impressioni sono tutto in un business di successo. Inoltre, ogni cliente deve essere trattato con rispetto e professionalità, sia in ufficio che al telefono. Se arriva una chiamata per un supervisore, il dipendente deve ottenere tutte le informazioni prima di collegarle al chiamante, incluso il nome, la natura della chiamata e il numero di telefono in caso di perdita della connessione. Se la chiamata è per un appuntamento, dovrebbero scoprire la natura della visita e fargli sapere che cosa è disponibile, assicurandosi di ottenere un numero di telefono in caso di cancellazione. Dovrebbero sempre ripetere ciò che viene detto in modo che non ci sia confusione.
Organizzazione
Organizzare e mantenere una workstation per la massima produttività, assicurandosi che ci sia carta nella fotocopiatrice, che i computer siano attivi e funzionanti, che la posta sia distribuita e che i messaggi siano consegnati. Se il tuo lavoro prevede l'organizzazione di un viaggio, assicurati di sapere dove desidera soggiornare il tuo supervisore e registra gli orari dei voli e le informazioni sull'autonoleggio e scopri le condizioni meteorologiche nella destinazione del viaggio. Controlla sempre con il tuo supervisore prima di prenotare i piani di viaggio. Quando tutte le prenotazioni sono complete, stampa due itinerari, uno per te e uno per il tuo supervisore, e assicurati di inserire le date di viaggio sul calendario.
Alla fine della giornata, ripassa gli appuntamenti con il tuo supervisore e rendila consapevole dei suoi appuntamenti programmati per il giorno successivo. Impostare la segreteria telefonica sulla casella vocale o sul servizio di risposta al di fuori dell'orario di lavoro. Spegnere tutte le apparecchiature, fotocopiatrici, stampanti e computer e svuotare la caraffa del caffè e spegnere la caffettiera. Infine, assicurarsi che tutte le porte siano bloccate prima di impostare l'allarme.
