In qualità di datore di lavoro, sei responsabile della trattenuta delle imposte federali dallo stipendio dei dipendenti e quindi del rimborso delle somme all'Internal Revenue Service. Anche se questo requisito aggiunge compiti di ufficio e di contabilità alla tua lista di cose da fare, il processo di calcolo della ritenuta d'imposta dei datori di lavoro è semplice. L'IRS fornisce la Pubblicazione 15 (Circular E), la guida fiscale del datore di lavoro, che contiene le informazioni necessarie per l'esecuzione della responsabilità fiscale del proprio datore di lavoro e per evitare i guai. La circolare E viene aggiornata ogni anno per riflettere le modifiche del codice fiscale federale.
Cosa è incluso nella circolare E?
Schedule E è una guida completa alle imposte sui salari dei datori di lavoro federali. Ti guida attraverso il processo di creazione di un account IRS come datore di lavoro, ricevendo un numero di identificazione del datore di lavoro e determinando chi devi trattare come dipendente ai fini fiscali. Fornisce inoltre informazioni sulla configurazione del sistema di gestione stipendi per la sincronizzazione con i report IRS, i requisiti di ritenuta alla fonte e la determinazione del tipo di periodo di gestione stipendi da utilizzare: settimanale, bisettimanale o mensile. Fornisce inoltre informazioni per la remissione dei pagamenti delle imposte sui salari all'IRS, tramite assegni postali se il tuo stipendio trimestrale è inferiore a un importo soglia o effettuando depositi fiscali online in base a un programma determinato dal volume delle imposte e del libro paga. La circolare E contiene anche decine di pagine di tabelle delle tasse che è possibile utilizzare per cercare l'importo da detrarre dalla busta paga di ciascun dipendente in base alla retribuzione e alle circostanze individuali come lo stato civile.
Come utilizzare Circular E in Business
Alcune delle informazioni contenute nella circolare E sono rivolte ai datori di lavoro per la prima volta, come le informazioni sulla registrazione di un EIN. Altre informazioni, come le specifiche che disciplinano chi trattare come dipendente, sono rilevanti quando si assumono i dipendenti per la prima volta, ma è possibile che facciano riferimento nel tempo man mano che si assumono lavoratori in circostanze diverse. Le tabelle delle imposte alla fine della circolare E sono pertinenti ai calcoli delle imposte sui salari su base continuativa, in particolare se i dipendenti percepiscono salari anziché stipendi e gli importi degli assegni variano da un periodo di retribuzione all'altro. Conserva la copia della Circolare E che l'IRS ti invia ogni anno e riferisciti ad essa secondo necessità.
Come utilizzare le tabelle fiscali
Quando assumi dipendenti, chiedi loro di compilare moduli W-4 per fornire informazioni sulla ritenuta alla fonte o una sinossi di circostanze personali che influenzano la quantità di imposte federali sul reddito che sono tenuti a pagare. Puoi trovare i moduli W-4 online e dovresti conservare questi moduli su file dopo che i tuoi impiegati li hanno completati. Quando si scrivono gli assegni delle buste paga, trova la pagina nelle tabelle delle imposte sui salari che corrisponde al periodo di retribuzione standard e anche allo stato di deposito di un particolare dipendente, come il deposito singolo o coniugato congiuntamente. Individua la colonna per il numero di quote trattenute specificate sul W-4 di ciascun dipendente e scorri verso il basso fino alla riga che elenca l'intervallo di retribuzione, che include l'importo dello stipendio di quel dipendente. Il numero sulla linea e sulla colonna corrispondente ti dice quanto l'imposta sul reddito federale deve essere trattenuta per il periodo di paga.
