Una lettera circolare viene utilizzata per condividere le stesse informazioni con un vasto pubblico. Differisce in proposito da una lettera personale, che invia informazioni particolari a uno o pochi destinatari. Le lettere circolari vengono spesso utilizzate per annunciare nuove informazioni o per chiarire le politiche. Sono un po 'generali in argomento, dal momento che sono ampiamente letti. Scrivere una lettera circolare di qualsiasi tipo richiede alcuni passaggi importanti.
Conosci il tuo pubblico. Per le lettere circolari, i lettori sono diversi, quindi può essere difficile valutare il livello di conoscenza preliminare del tuo pubblico o la familiarità con il contenuto che desideri condividere. Tuttavia, considera la maggior parte dei probabili lettori quando scrivi, in modo che la tua lettera sia utile per la maggior parte delle persone.
Distinguere tra lettere circolari interne ed esterne. Una lettera circolare interna, sebbene circolata in un grande gruppo, è ancora limitata a un gruppo. Ad esempio, un'azienda può far circolare una lettera interna ai dipendenti in merito a una nuova politica aziendale. Al contrario, una lettera esterna sarebbe una lettera distribuita a tutti i clienti o al pubblico.
Usa il tono e la voce appropriati per il tipo di comunicazione (interna o esterna) per la quale funzionerà la lettera circolare. Ad esempio, un tono severo sarebbe appropriato per una lettera circolare a tutti i dipendenti che affrontano il ritardo o l'assenteismo. Tuttavia, un tono severo non sarebbe appropriato da usare per far circolare una lettera ai clienti.
Condividi solo le informazioni autorizzate. Dato che le lettere circolari sono destinate a un vasto pubblico, non sono adatte a divulgare informazioni riservate o dettagli non destinati a un pubblico diffuso.
