Rapporti finanziari agli azionisti, piani di marketing e valutazioni della qualità sono tutti esempi di rapporti scritti per le imprese. Un breve report è come qualsiasi altro report ma con meno pagine. Dovrebbe indicare gli obiettivi chiave del report, riepilogare le informazioni di base, rivedere le alternative e raccomandare una via da seguire. Tratta il rapporto come un progetto: pianificalo e poi scrivilo in uno stile chiaro e semplice. Il corto è buono, perché è più probabile che sia impegnato o disinteressato, ma le parti cruciali lo leggeranno.
Pianificazione
Incontra i superiori per chiarire i requisiti, poiché determineranno il formato e il contenuto del rapporto. Ad esempio, un rapporto di valutazione del progetto non sarà strutturato allo stesso modo di un piano di marketing o di un rapporto finanziario.
Cerca il materiale di base, inclusi i documenti forniti all'utente quando ti è stato assegnato l'incarico per la scrittura e il materiale che raccogli in modo indipendente da Internet, dalla biblioteca e dalle riunioni e conversazioni con le parti interessate (ad esempio responsabili di unità di business, fornitori e clienti).
Preparare il modello di rapporto, compreso un sommario esecutivo, un'introduzione, sezioni per alternative e soluzioni proposte, raccomandazioni e conclusioni.
Soddisfare
Scrivi l'introduzione. Di solito non più di un paragrafo, l'introduzione dovrebbe indicare l'obiettivo del rapporto e identificare i problemi chiave. Dovrebbe essere una guida per il resto della relazione, ma non dovrebbe riassumerlo. Ad esempio, la prima riga potrebbe essere: "L'obiettivo di questo rapporto è esaminare le soluzioni per i problemi di qualità in corso presso il nostro stabilimento di produzione", seguito da una sinossi dei principali problemi.
Assemblare il corpo del report. Nell'esempio della struttura di produzione, le sezioni potrebbero includere dettagli tecnici, un elenco di soluzioni alternative con un'analisi costi-benefici per ciascuna e raccomandazioni. Un business plan avrebbe un diverso insieme di sezioni, come ricerche di mercato, analisi della concorrenza e proiezioni finanziarie. Qualunque sia il formato, le sezioni dovrebbero essere in ordine logico in modo che il lettore non debba capovolgere avanti e indietro per capire il contenuto.
Concludere il report facendo riferimento agli obiettivi del report. Per l'esempio dell'impianto di produzione, la conclusione potrebbe essere un piano di implementazione per la soluzione consigliata. Per una relazione finanziaria, la conclusione potrebbe essere la prospettiva aziendale.
Elencare i riferimenti citati all'interno del testo identificando la pubblicazione da cui provengono, il titolo, l'autore e la data. Elenca altre fonti pertinenti in una sezione bibliografia o risorse.
Scrivi il sommario esecutivo. In circa un paio di paragrafi riassumiamo il rapporto in modo che un dirigente impegnato possa cogliere i punti chiave e sfogliare i dettagli in un secondo momento. Per un report finanziario, il sommario esecutivo potrebbe essere solo una tabella che mostra le principali tendenze di vendita e profitto.
Preparare una copertina con il titolo del report, la data, i nomi degli autori e le affiliazioni. Includi un sommario per i rapporti più lunghi di 15 pagine.
Indirizzare la lettera di trasmissione a una persona (un manager o un appaltatore), non a un dipartimento. Identificare i suggerimenti chiave del report, fornire le informazioni di contatto ed elencare gli allegati.
Suggerimenti
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Tabelle, grafici e calcoli dettagliati dovrebbero essere collocati come appendici, ma i takeaway chiave dovrebbero essere incorporati nel report principale.
