Indipendentemente dal fatto che possediate una proprietà in affitto o più, è importante conservare tutte le pratiche burocratiche associate alle proprietà organizzate. Hai bisogno di un facile accesso ai leasing e di eventuali addendum a loro se sorgono domande degli inquilini, e dovresti tenere tutte le domande di noleggio nel caso in cui un richiedente negato faccia un futuro reclamo contro di te. Inoltre, e forse la cosa più importante, puoi detrarre le spese sulla tua imposta sul reddito solo quando puoi provarle attraverso i tuoi registri. La documentazione necessaria per le tasse è la più difficile da mantenere organizzata perché ce n'è così tanta.
Cosa dovresti tenere
Conservare sempre una copia del contratto di locazione, eventuali supplementi del contratto di locazione e tutte le domande di noleggio da potenziali inquilini in un luogo sicuro. Una buona idea è creare un file per ogni proprietà in affitto. Conserva i file in uno schedario. Hai anche bisogno di prove per quanto riguarda se hai fatto o perso denaro sulla proprietà in affitto ogni anno e quanto. Lo fai elencando il tuo reddito da locazione e sottraendo le spese. Assegni annullati, estratti conto bancari che mostrano il deposito diretto o le ricevute che scrivi se accetti contanti provano tutti i redditi da locazione. Le tue ricevute da tutto ciò che spendi in casa per riparazioni, assicurazioni, tasse e quant'altro, come il servizio di termiti e spazzatura, servono come prova delle tue spese. È necessario tenere separati i registri delle entrate e delle spese per ogni proprietà in affitto che possiedi.
Paper Trail
Non c'è niente di sbagliato nel mantenere i registri alla vecchia maniera annotando le entrate e le uscite in un quaderno o in un libro mastro e mantenendo i documenti del reddito e le ricevute di spesa in una scatola di conservazione o in un compartimento del tuo quaderno. Questo metodo è accettabile per l'Internal Revenue Service, secondo il sito web di consulenza legale Nolo. È una buona idea annotare sulla ricevuta a cosa serve se questa informazione non è già presente sulla ricevuta. Il metodo cartaceo può essere il modo più semplice per conservare i record, specialmente se è così che hai sempre fatto le cose. Basta elencare una colonna di reddito e una colonna di spesa per ogni mese per vedere come si va alla fine dell'anno. Dividere le spese che potresti pagare una volta all'anno, ad esempio la tassa di proprietà, per 12 per ottenere un vero conto mensile.
Metodi elettronici
Molti programmi software per computer sono disponibili per aiutare con la conservazione dei registri. Il software di foglio di calcolo, come Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 e Ability Office, può tenere traccia delle entrate e delle spese. Dovresti creare un foglio di calcolo separato per ogni proprietà in affitto.Ma dovrai comunque conservare copie cartacee delle tue entrate e uscite di spesa nel caso in cui l'IRS ti controlli. Le altre opzioni per conservare le ricevute sono di utilizzare un servizio di archiviazione Internet a cui è possibile caricare le ricevute, ad esempio Shoebox, o di utilizzare una versione at-home, come NeatReceipts, per conservare le ricevute digitali a casa. Una volta al mese, controlla le tue entrate e uscite di spesa e inserisci i dati nel foglio di calcolo.
Software di gestione della proprietà
I proprietari possono anche utilizzare il software di gestione della proprietà per mantenere organizzate le pratiche di proprietà in affitto. Quicken, per esempio, ha un software che organizza tutte le pratiche burocratiche per te. Aiuta anche a trovare tutte le detrazioni fiscali, ti dà un posto per registrare le tasse in ritardo o pagamenti parziali e ti consente di confrontare gli stati delle proprietà in affitto. Il software di gestione delle proprietà ha in genere molte funzionalità avanzate che potrebbero non essere necessarie ai proprietari con una o due proprietà. I proprietari con più di 10 proprietà li trovano spesso utili, secondo Nolo.
