Le organizzazioni traggono vantaggio dall'istituzione di regole formali per gestire in modo equo ed efficace le operazioni. Due tipi di strumenti, statuti e regole permanenti, dettagliare le politiche e le procedure specifiche che devono essere seguite dai decisori nella conduzione degli affari. Nonostante abbiano lo stesso obiettivo funzionale, tuttavia, questi due strumenti si completano a vicenda e non sono intercambiabili.
definizioni
I regolamenti sono le regole scritte concordate dai responsabili di un'organizzazione per formalizzare il modo in cui le decisioni possono essere prese e le attività condotte. L'adozione del regolamento indica l'impegno a seguire una determinata procedura parlamentare e, come spiega l'Encyclopædia Britannica, le "regole generalmente accettate, i precedenti e le pratiche comunemente impiegati nella governance delle assemblee deliberative".
Dopo aver adottato una serie di regolamenti, un'organizzazione può decidere di integrare e chiarire ulteriormente il regolamento. Le regole permanenti sono regole o risoluzioni che sono di natura continua (o permanente). Queste regole riguardano solo le questioni amministrative e funzionano sotto l'egida dello statuto dell'organizzazione.
Caratteristiche principali
Il regolamento è un accordo negoziato. Non esiste un singolo formato che deve essere seguito; tuttavia, lo statuto spesso si rivolge al numero autorizzato di membri del consiglio e termini, diritti di voto e privilegi, attività commerciali approvate, nomina di ufficiali e costituzione di comitati, percentuali di quorum, frequenza annuale delle riunioni, procedura di modifica dello statuto e scioglimento dell'organizzazione, e altre questioni che fanno parte della gestione dell'organizzazione nel suo complesso.
Le regole permanenti sono amministrative e stabiliscono specifiche per la condotta, come l'ora, la data e la frequenza delle riunioni del comitato o l'uso della piccola cassa.
Confronto
Le principali differenze tra lo statuto e le regole permanenti riguardano lo scopo e l'effetto. La guida alla procedura parlamentare "Regole d'ordine di Robert" spiega che il regolamento "dovrebbe includere tutte le regole che sono così importanti da non poter essere modificate in alcun modo senza preavviso", mentre le "regole permanenti" dovrebbero contenere solo le regole che possono essere adottate senza preavviso con un voto di maggioranza in qualsiasi riunione di lavoro. "Al centro, i regolamenti sono progettati per essere onnicomprensivi e procedurali, mentre le regole permanenti sono specifiche e amministrative.
In pratica
Normalmente i regolamenti vengono redatti all'inizio di un'organizzazione, mentre le regole permanenti tendono a essere stabilite secondo necessità da comitati o altri sottoinsiemi di gestione. Lo statuto governa l'organizzazione nel suo insieme e può essere emendato solo previo avviso e ottenendo il voto di maggioranza. Le regole permanenti possono essere adottate in qualsiasi riunione senza preavviso e possono trasmettere un voto a maggioranza semplice delle persone presenti.
Lo statuto e le regole permanenti sono correlati; tuttavia, la loro relazione è strettamente gerarchica. Le disposizioni statutarie sostituiscono sempre qualsiasi norma permanente che può essere adottata.
Importanza
Mentre un'organizzazione può funzionare solo con una serie di regolamenti, stabilire regole permanenti per le funzioni amministrative può rendere più efficace un'organizzazione. Conoscere la relazione tra il regolamento e le regole permanenti e il modo in cui le funzionalità si sovrappongono assicurerà che le operazioni aziendali rimangano entro limiti autorizzati.
