Mentre le banche rurali possono svolgere esattamente le stesse funzioni delle loro controparti urbane e suburbane, le banche rurali affrontano rischi particolari a causa del personale ridotto e perché i loro budget per mantenere e migliorare i controlli possono essere limitati. I revisori controlleranno le banche rurali utilizzando gli stessi programmi che avrebbero per qualsiasi altra banca, ma presteranno particolare attenzione alle aree a più alto rischio.
Doppio controllo
Il doppio controllo richiede che due impiegati della banca condividano l'accesso a un deposito, con ciascun dipendente in possesso di un diverso mezzo di accesso. Senza entrambi i dipendenti, il deposito non può essere aperto. Poiché le banche rurali potrebbero non disporre di personale adeguato per garantire un doppio controllo efficace, i mezzi di accesso, come le chiavi e le combinazioni, possono essere condivisi o i dipendenti possono essere lasciati soli con beni non garantiti. I revisori utilizzeranno i registri delle chiavi e delle combinazioni della banca per garantire che solo il personale autorizzato disponga delle chiavi e che sia disponibile un backup adeguato nel caso in cui un detentore di chiavi o combinazioni si ammali. Entrambi i dipendenti a doppio controllo devono rimanere presenti mentre il deposito è aperto per tenere conto di tutte le transazioni.
Controllo unico
Le banche rurali possono scegliere di affidarsi al controllo esclusivo su alcune attività, tra cui il deposito di contanti, gli assegni circolari, i buoni di risparmio e gli ordini di pagamento. Il controllo esclusivo richiede che solo una persona sia autorizzata ad accedere ai beni sotto il suo controllo. Se quel dipendente è assente, nessun altro dipendente dovrebbe essere in grado di ottenere l'accesso. Il controllo esclusivo può essere consegnato durante i periodi di vacanza, ma solo dopo un conteggio completo delle risorse e la documentazione del cambio di controllo.
Gli auditor paragonano i giorni di malattia assunti dai dipendenti con responsabilità esclusive sui registri che mostrano l'accesso ai beni sotto il controllo esclusivo. Si assicureranno che nessun altro abbia accesso alle risorse senza una modifica di controllo documentata.
Separazione dei doveri
A causa delle ridotte dimensioni del personale, un dipendente della banca rurale potrebbe svolgere mansioni contrastanti, come la preparazione di una polizza di credito o di addebito e il possesso di dichiarazioni dei clienti. Le voci possono essere fatte agli account dei clienti e passare inosservate perché i clienti non ricevono le loro dichiarazioni. Ogni banca dovrebbe mantenere una matrice che elenca ciascun dipendente e il sistema e le attività manuali per dimostrare che i compiti sono effettivamente separati. Se la banca non ha una matrice, si dovrebbe essere preparati e controllati per un'efficace separazione delle funzioni.
Vacanza
L'ufficio del controllore della valuta raccomanda che i dipendenti in posizioni sensibili, come i creditori o il personale del caveau, prendano almeno due settimane di ferie consecutive durante l'anno. Le banche rurali potrebbero non essere in grado di osservare questo standard a causa del personale ridotto. Se una politica di vacanza obbligatoria non viene applicata, i revisori devono identificare e testare i controlli compensativi, inclusi i contanti a sorpresa e il conteggio delle attività.
Serrature e codici di allarme
La modifica delle serrature e dei codici di allarme aiuta a garantire che le persone non autorizzate non accedano all'interno della banca. Serrature esterne e codici di allarme devono essere cambiati quando un dipendente con una chiave o un codice viene licenziato, dimesso o licenziato.Le banche rurali possono avere budget limitati e scegliere di non cambiare le serrature dopo le interruzioni. I revisori devono ampliare le proprie procedure di revisione per rivedere tutte le cessazioni del personale dopo ogni audit e confrontare le date di uscita con le fatture del fabbro e le modifiche nel sistema di allarme.
