Le aziende si basano su controlli di cassa, un importante controllo interno, durante la revisione delle procedure adeguate per la gestione dei contanti. Le politiche che limitano il numero di individui con accesso al contante e il numero di doveri di gestione del contante che un individuo può svolgere limita l'attività fraudolenta.
Accesso in contanti
Le procedure di verifica in contanti determinano quante persone gestiscono i contanti presso il punto di raccolta principale. Solo i cassieri ei responsabili del front office devono gestire i soldi non appena entrano nel business. Gli audit dovrebbero anche garantire che il cassiere e il responsabile del front office si colleghino e sottoscrivano il denaro prima che entri o lasci una cassaforte. Due persone dovrebbero essere presenti quando si rimuovono i contanti dalla cassaforte e portarli all'ufficio contabile o alla banca.
Deposito di preparazione
Gli individui diversi dal cassiere o dal front office manager devono preparare il contante per il deposito. Gli audit dovrebbero determinare quali persone preparano i depositi e come un supervisore nell'ufficio contabile li esaminerà. La maggior parte delle aziende richiede ai dipendenti di compilare diversi moduli durante la registrazione e la preparazione del deposito. I revisori devono valutare i moduli per garantire che i dipendenti seguano tutte le procedure di preparazione dei depositi
Registrazione del deposito
Gli audit dovrebbero concentrarsi sul sistema di registrazione che registra ogni deposito nel sistema di informazione contabile. I revisori devono riesaminare i registri elettronici per garantire che ciascun deposito sia inviato al sistema in modo tempestivo. La registrazione differita dei depositi crea situazioni difficili in un ufficio contabile allungando il periodo di raccolta del flusso di cassa. Nella maggior parte delle aziende, le persone che inviano depositi al sistema informativo non dovrebbero essere quelle che preparano i depositi.
Riconciliazione bancaria
Dopo che il sistema di informazioni contabili registra i depositi, il reparto contabilità prepara e esamina le riconciliazioni bancarie per garantire che la banca elabori tutti i depositi in modo tempestivo. A seconda delle dimensioni dell'azienda, il reparto contabilità può preparare riconciliazioni su base giornaliera o mensile.
Durante la verifica delle riconciliazioni bancarie, i revisori devono verificare quando le banche registrano i depositi e se sono coerenti con le date che l'ufficio contabile ha inserito nel sistema di informazione. Gli audit di riconciliazione dovrebbero anche verificare che i saldi del conto dal sistema informativo corrispondano ai saldi riconciliati dell'estratto conto bancario.
Revisione degli esborsi
I revisori valutano le erogazioni di denaro in modo simile al deposito di contante. I revisori devono riesaminare le fatture debitori nei sistemi di contabilità per garantire che l'importo della fattura corrisponda all'importo del sistema. I revisori devono inoltre riesaminare la dichiarazione di riconciliazione bancaria per garantire che tutti i controlli effettuati dalla società ai fornitori vengano chiariti attraverso la banca. I revisori devono rivedere i controlli in sospeso per motivi di validità. Se un'azienda richiede che gli addetti alla contabilità pagati per bilanciare le fatture con le dichiarazioni del venditore, gli auditor dovrebbero verificare tali riconciliazioni per verificarne l'esattezza e la validità.
